De 5 vanligste problemene ved implementering av nytt ERP-system

1. SYSTEMET PASSER IKKE TIL VIRKSOMHETEN

Det er helt avgjørende at virksomheten gjør et grundig forarbeid og velger riktig ERP-system for at implementeringen skal bli vellykket. Leverandøren dere velger vil bli en svært viktig samarbeidspartner i tiden som kommer, så finn en med erfaring fra bransjen og som forstår forretningsbehovene deres. Det vil øke sannsynligheten for at dere lykkes med implementeringen og sikrer at løsningen faktisk blir tatt i bruk.

Tenk også langsiktig – kanskje dere bør vurdere en skyløsning? Det vil gi dere et fleksibelt og sikkert system som både er miljøvennlig og vil spare dere for IT-kostnader .

2. PROSJEKTTEAMET ER VILKÅRLIG SAMMENSATT

Etter at dere har engasjert ledelsen og sikret forankring på toppen, må blikket rettes mot sluttbrukeren. Dette er viktig for å få aksept for systemet innad i organisasjonen. Vær grundige når dere setter sammen teamet som er ansvarlig for ERP-prosjektet. Selv om det er den øverste ledergruppen som skal sikre nødvendig budsjett og ressurser, er det de ansatte i de ulike avdelingene som til syvende og sist utgjør majoriteten av sluttbrukerne av systemet. Mellomledere og representanter fra ulike forretningsområder må derfor inkluderes, slik at hverdagslige utfordringer, faktiske oppgaver og arbeidsflyt tas med i vurderingen. I motsatt fall er det fare for at viktige behov blir oversett, og i verste fall risikerer dere å forenkle hverdagen for enkelte, mens den kompliseres for andre.

3. SYSTEMET BLIR IKKE TATT I BRUK

Implementeringen av ERP-systemet kan kun anses som vellykket når systemet tas i bruk som en naturlig del av arbeidshverdagen til de ansatte. Det skjer imidlertid ikke over natten. Ansatte stiller seg nemlig svært ulikt til endringer, og enkelte vegrer seg for å ta i bruk ny teknologi. Elementer som kan stå i veien, er blant annet

• manglende endringsledelse og internkommunikasjon
• for store endringer, for raskt
• ikke nok tid og ressurser til opplæring
• implementeringen legges til en travel periode
• ERP-systemet er ikke testet grundig nok på forhånd

Det er viktig å forberede de ansatte på endringene som vil komme, og informere dem om prosessen fortløpende. I tillegg til å fortelle hva selve virksomheten vil tjene på endringen, er det minst like viktig å demonstrere hvilke fordeler ERP-systemet vil ha for den enkelte og hvordan det vil forenkle arbeidshverdagen.

Husk også at noen bruker mer tid på å lære seg nye systemer enn andre. Avse rikelig med tid, slik at det store flertallet rekker å bli trygge på funksjonaliteten før dere går videre – å legge implementeringen til oppkjøringen mot jul, vil sjelden være en god idé! For enkelte virksomheter er det mest effektivt å ta i bruk alle modulene i systemet samtidig, mens det for andre kan være smart å ta i bruk ulike moduler gradvis for å unngå at de ansatte blir overveldet. Da har de mulighet til å venne seg til brukergrensesnittet før det rulles ut. Pass imidlertid på at systemet er grundig gjennomtestet, slik at systemfeil ikke øker eventuell motvilje.

4. DET ER FOR MANGE SYSTEMTILPASNINGER

ERP-systemer byr på en rekke muligheter, og det er lett å gå på en budsjettsmell hvis man går seg vill i jungelen av funksjonaliteter som er tilgjengelig på markedet. Både av hensyn til brukere og budsjett er det lurt å ha en «må ha»-tilnærming i stedet for en «kjekt å ha»-tilnærming. Lag en oversikt over eksisterende arbeidsprosesser og vurder om systemet må tilpasses dere, eller om det finnes eksisterende arbeidsprosesser i virksomheten som vil kunne effektiviseres ved å gjøre tilpasninger internt.

Mange ERP-systemer har i dag gode integrasjonsmuligheter mot eksisterende programvare, men vurder alltid om dette faktisk er nødvendig, og om dere vil dra fordeler av det – eller om det tvert imot vil ha en negativ effekt på arbeidsflyten. Integrasjoner som krever store spesialtilpasninger, gir ikke alltid store nok gevinster til at det er verdt kostnaden.

5. BUDSJETTET ER IKKE STORT NOK

Et ERP-system er en betydelig investering. I tillegg til selve systemkostnaden må dere ha et reelt estimat på antallet arbeidstimer prosessen vil legge beslag på i planleggingsfasen, samt tap av arbeidskapasitet mens implementeringen pågår. Husk at selve innkjøringen også vil ta tid, så pass på at det frigjøres ressurser i tilstrekkelig tid også etter at selve prosjektfasen er avsluttet. Berørte medarbeidere trenger nødvendig støtte i en oppfølgingsperiode for å bli trygge på å bruke systemet i hverdagen. Hvis implementeringen er vellykket, vil man tjene inn dette på sikt i form av mindre administrasjon og mer effektiv arbeidsflyt – men dette vil ikke nødvendigvis være synlig i samme budsjett.

Amesto Solutions samarbeider med leverandører som tilbyr en rekke tilpasningsdyktige bransjeløsninger innen ERP. Les mer om ERP for bransjer eller hvordan og hvorfor du bør bytte til skybasert ERP.