Moderne teknologi må gå hånd i hånd med forretningsprosesser for å unngå teknologigjeld.

Denne uken samlet vi noen av Norges ledende logistikkbedrifter til et seminar hos oss. På agendaen min sto "Fra teknologigjeld til effektive systemer i skyen".

Norske logistikkbedrifter har ERP-systemer som er selve nervesystemet i virksomheten. Disse systemene ble i sin tid implementert med rikelig funksjonalitet og gjennomtenkte prosesser for økonomi og logistikk.  

Denne robustheten gjorde at bedriftene fikk strømlinjeformet mange kjerneprosesser og løsningene har tjent dem godt i en årrekke. Imidlertid har det for mange av disse systemene gått 20–25 år siden de først ble tatt i bruk. Med tiden endres kravene – og også teknologien.  

De fleste ERP leverandører signaliserer nå et skifte mot skyen, der de sikter mot en ren skyportefølje av ERP-løsninger innen 2028–2030. Det innebærer at gamle lokalinstallerte ERP systemer gradvis erstattes av nye skybaserte plattformer (f.eks. Business NXT) for å holde tritt med utviklingen Denne konteksten danner bakteppet for utfordringene knyttet til teknologigjeld i dagens ERP-miljø. 

Les mer om teknologigjeld og innovasjonsgjeld, og hvordan mange bedrifter opplever dette.

PROBLEMSTILLINGER  

Tradisjonelle ERP-systemer krever lokal serverdrift og kontinuerlig vedlikehold.  

Teknologigjeld oppstår når systemlandskapet gradvis blir utdatert eller kostbart å videreutvikle. Et ERP-system som en gang fungerte utmerket og støttet gode rutiner, kan med tiden bli en hemsko for effektiv drift.  

Årsakene kan være flere, og de henger ofte sammen. Akkurat som et finansielt lån kan teknologigjeld dessuten «forrente seg» – jo lenger man utsetter å utbedre problemet, desto mer krevende og kostbart blir det å “betale det ned” senere. Nedenfor er noen typiske kilder til teknologigjeld for logistikkbedrifter med Visma-basert ERP: 

1. Utdaterte integrasjoner

Over tid har mange bygget et lappverk av spesialtilpasninger og integrasjoner rundt ERP-systemet. Gamle integrasjoner mot eksempelvis lagerstyringssystemer, transportsystemer eller nettbutikker kan bli skjøre og lite effektive.

En studie beskriver hvordan «gamle systemer, i kombinasjon med et lappeteppe av sub-optimale løsninger og teknisk gjeld, blir tunge å håndtere i gjennomførelsen av endringer». Med andre ord: Hvis ERP-løsningen ikke enkelt kan kobles sammen med øvrige systemer, sitter man sannsynligvis allerede på betydelig teknologigjeld. Slike utdaterte integrasjoner kan medføre mye manuelt arbeid (f.eks. dobbeltregistrering) og hindrer bedriften i å ta i bruk nye, smartere verktøy. 

2. Manglende skyløsninger

Mange logistikkaktører kjører fortsatt ERP lokalt («on-premise») på egne servere. Dette innebærer at man ikke nyter godt av løpende oppdateringer fra leverandøren slik skybrukere gjør. Etter hvert som versjonen eldes, øker risikoen for at leverandør kutter videre support. Bedrifter som ikke oppgraderer til en skybasert plattform vil fort få en såkalt teknologi-gjeld uten supportstøtte og gamle utdaterte løsninger.

Med andre ord kan systemet som tidligere var moderne, bli hengende etter på sikkerhetsoppdateringer, funksjonalitet og kompatibilitet med nye krav. Dette gir en akkumulerende teknologigjeld i form av tapt effektivitet og høyere risiko. I tillegg krever lokal drift av ERP at bedriften håndterer infrastruktur selv – noe som stjeler tid og ressurser fra kjernevirksomheten. 

3. Økte vedlikeholdskostnader

Etter hvert som et ERP-system blir eldre, trengs det mer pleie. Tilpasninger som ble gjort for år siden, kan gjøre selv mindre oppgraderinger komplekse og dyre. Å utsette utskifting av et utdatert system kan derfor bli en kostbar vane. Konsekvensene ved å bli værende for lenge på en gammel løsning inkluderer «økende teknologigjeld» og «høyere vedlikeholdskostnader» blant annet.

Mange opplever at årlig vedlikehold (supportavtaler, feilretting, serverdrift osv.) blir stadig mer kostbart, uten at man får tilsvarende verdi ut av det gamle systemet. I verste fall kan man ende opp med å betale betydelige summer for brannslukking og nødløsninger, fremfor å investere i ny funksjonalitet. Dette er et tegn på at systemet er modent for modernisering. 

Vet du hvor mye din on-premise ERP-løsning koster deg? Sjekk ut vår kostnadskalkulator og finn det ut.

LØSNINGER  

For å adressere teknologigjeld i ERP-porteføljen, bør logistikkbedrifter vurdere en kombinasjon av moderniseringstiltak. Her er noen tilnærminger som kan redusere gjelden og sikre en fremtidsrettet løsning: 

1. Migrering til skyen

Den mest gjennomgripende løsningen er å gå over til et skybasert ERP-system. Ved en slik overgang flyttes ansvaret for drift og oppdateringer til leverandøren (SaaS-modell), noe som dramatisk reduserer teknologigjeld knyttet til utdaterte versjoner. En skybasert ERP-løsning blir nemlig kontinuerlig oppdatert av leverandøren, slik at dere alltid kjører på siste versjon – den tekniske gjelden reduseres siden applikasjonen til enhver tid blir oppgradert av leverandøren.

Med Visma sine skyløsninger (f.eks. Visma Net eller Business NXT) får man jevnlige, automatiske oppdateringer uten nedetid, slik at bedriften alltid har tilgang til nyeste funksjonalitet uten ekstra kostnad. I tillegg slipper man lokal serverdrift og får fordeler som økt tilgjengelighet, skalerbarhet og integrerte sikkerhetsmekanismer i skyen. 

Les mer om byttet fra on-premise ERP til skybasert ERP her.

2. Modulære oppgraderinger

Et alternativ til full utskifting er en gradvis, modulvis modernisering. Moderne ERP-plattformer er gjerne bygd opp modulært og “komponerbart”, slik at man kan oppdatere enkelte deler av systemet av gangen. For eksempel kan man beholde kjernefunksjoner mens man bytter ut eller oppgraderer moduler for lager, logistikk eller rapportering til nyere versjoner.

Den nye generasjonen ERP er designet for fleksibilitet – modulært design som er svært tilpasningsdyktig – noe som gir rom for skrittvise forbedringer. Business NXT, som er skybasert, lar deg for eksempel bygge ditt unike ERP-system med funksjonaliteten og integrasjonene som dekker bedriftens spesifikke behov. Slik kan virksomheten modernisere bit for bit, med minimal forstyrrelse av driften, fremfor en risikabel “big bang”-implementering. 

3. Nye integrasjonsmetoder

For å unngå at integrasjoner blir flaskehalser igjen i fremtiden, bør man ta i bruk moderne integrasjonsverktøy. En integrasjonsplattform som en tjeneste (iPaaS) kan forenkle og standardisere dataflyten mellom ERP-systemet og andre applikasjoner. Siden teknologisk gjeld hemmer innovasjon, kan iPaaS‐løsninger øke smidigheten og redusere teknologigjeld i. Det handler om å erstatte skreddersydde punkt-til-punkt-integrasjoner med et mer fleksibelt rammeverk.

Videre tilbyr moderne ERP og omkringliggende systemer åpne API-er for integrasjon. Visma sine løsninger kan for eksempel utveksle data på en trygg og sømløs måte gjennom API-er, i motsetning til eldre filbaserte grensesnitt. Ved å utnytte slike nye integrasjonsmetoder kan logistikkbedriften knytte sammen ERP, nettbutikk, lagerstyring osv. langt mer effektivt. Dette reduserer vedlikeholdsbyrden og gjør systemlandskapet mer robust og tilpasningsdyktig for fremtiden. 

Oppsummering

Dagens ERP-systemer i logistikksektoren ble i sin tid implementert med solide prosesser og funksjoner, men de er nå modne for modernisering. Teknologigjeld manifesterer seg gjennom utdaterte integrasjoner, manglende skyoppgradering og økende vedlikeholdsbehov. Løsningen ligger i en proaktiv digitaliseringsstrategi: migrere til skybaserte plattformer der det er mulig, oppgradere og fornye modulært, samt ta i bruk moderne integrasjonsverktøy. Med slike grep kan bedriften beholde det beste fra sine velprøvde prosesser samtidig som man rigger seg for fremtidens krav – uten å dra på en tyngende teknologigjeld. 

Mitt beste råd: start med å lage en plan! Jeg har lang erfaring og har hjulpet mange av våre kunder med dette.