Gevinster og kostnader ved implementering av nytt ERP-system
Et velfungerende ERP-system er et effektivt verktøy for dere som ønsker å optimalisere forretningsprosessene og bli mer konkurransedyktige. Men hvordan vet du at investeringen i et ERP-system vil lønne seg? Her forteller vi deg litt om både hvilke kostnader det fører med seg, og hvilke gevinster det kan gi.
Å implementere et nytt ERP-system kan være en kostbar affære, spesielt dersom bedriftskulturen er kompleks og systemet må tilpasses virksomhetens forretningsprosesser. Kostnadene ved anskaffelse av et nytt ERP-system er med andre ord tett knyttet til virksomhetens størrelse, behov og kompleksitet. Det er derfor viktig at implementeringsprosjektet planlegges nøye og underlegges streng prosjektstyring og -metodikk. En vellykket implementering kan nemlig føre med seg store gevinster for virksomheten – både direkte og indirekte – dersom man forbereder seg godt og kommuniserer tydelig.
I tillegg til økt effektivitet vil et nytt og moderne ERP-system danne rammeverk for integrering og forbedring av virksomhetens interne forretningsprosesser, noe som kan resultere i en betydelig kvalitetsforbedring når det gjelder kundeservice, produksjon og distribusjon samt en vesentlig kostnadsreduksjon tilknyttet transaksjonsprosesser, maskinvare, programvare og IT-support. Før man kan dra nytte av alle disse fordelene, er det imidlertid viktig å tenke gjennom et par punkter for å sikre at ERP-systemet passer virksomhetens behov.
SKY ELLER SERVER?
Hvor høye kostnader du må regne med ved implementeringen av et nytt ERP-system, avhenger som nevnt av virksomhetens behov. Tenk over følgende:
- Vil dere ha ERP i skyen eller som en lokalt installert løsning?
- Ønsker dere en stor, komplett ERP-pakke med alt inkludert og integrering av lønns- og CRM-system?
- Eller vil dere ha et mindre system med en mer standard funksjonalitet?
I tillegg må man også ta antall brukere, opplæringskostnader, interne kostnader og andre ting med i regnestykket. Her har skyløsningene et klart fortrinn, ved at du betaler en fast månedspris per bruker. Dette gir både et mer forutsigbart kostnadsbilde og fritar virksomheten for dyr IT-infrastruktur. Kommuniser tydelig overfor ERP-leverandøren hvilke behov virksomheten din har, slik at dere kun betaler for funksjoner dere faktisk har bruk for.
INVOLVER DE ANSATTE I ENDRINGEN
For å lykkes med implementeringen er det viktig at alle de ansatte forstår årsaken til og viktigheten av hvorfor virksomheten velger å investere i et nytt ERP-system. Motvillige ansatte som vegrer seg for å ta i bruk det nye systemet, kan føre til at implementeringen tar lengre tid. Dette kan igjen skape forsinkelser som drar opp totalkostnadene.
For å unngå dette er det en god idé å bruke tid på å kommunisere tydelig overfor de ansatte hva som er forventet av dem, hvorfor denne endringen er viktig og hva konsekvensene kan være dersom implementeringen av det nye ERP-systemet ikke gjennomføres. På den måten sikrer man at alle drar i samme retning, noe som igjen bidrar til en smidigere implementering.
VÆR FORBEREDT
Hvis det skulle oppstå problemer med ERP-systemet, er det godt å ha tilgang til et velfungerende supportteam som kan hjelpe dere ut av floken. Et kompetansesenter som kan bistå bedriften med teknisk assistanse på en rask og metodisk måte, er for mange virksomheter helt avgjørende for å lykkes med ERP-systemet. Med et skybasert ERP-system er supportkostnader og programvareoppdateringer inkludert i den faste månedsprisen, noe som gir et mer forutsigbart kostnadsbilde.
Gi medarbeiderne verktøyet de trenger for å prestere best mulig! Kontakt oss, så hjelper vi deg og virksomheten din med å finne et ERP-system som passer for akkurat deres behov.
