Hvordan få hybride møter til å fungere?

Vi er på vei inn i den nye normalen, og mange lurer på hvordan hybride møter best kan gjennomføres. Men vent! Før du begynner å tenke gjennom møtegjennomføring, tenk gjennom dette først.

Trenger du egentlig å ha møtet? For ikke lenge siden snakket jeg med en som hadde 11 møter i kalenderen, ikke for uken, men på en dag! Mange har mye å hente på å jobbe mer asynkront der det er mulig. Still deg gjerne disse spørsmålene:

• For å komme videre med oppgaven/prosjektet – trenger vi å jobbe med oppgaven sammen på samme tid? Dersom du trenger avklaringer eller andres innspill, kan det være vel så effektivt å jobbe asynkront i et felles dokument. Eller å gi innspill i en e-post eller et innlegg i for eksempel en Teamsgruppe. Om du trenger å be noen om noe, kan det gjøres gjennom blant annet å fordele oppgaver gjennom "tasks" i Teams. Vurder den kommunikasjonskanalen som passer best.
  
  
• Trenger du å se den/de andre? Dersom du er avhengig av to-veis kommunikasjon kan et møte eller en telefonsamtale være mest effektivt, mens en chat kan være mer effektivt for kjappe avklaringer.
  
  
• For å unngå unødig bruk av møtetid på rapporteringer, kan du for eksempel opprette et rapporteringsdokument på fellesområde hvor alle gir sine innspill i god tid før møtene. Så kan en forberedelse for alle møtedeltakerne være å se gjennom dokumentet i forkant og forberede eventuelle spørsmål og kommentarer. Da bruker dere felles møtetid til samhandling, fremfor noe som kan gjøres asynkront i forkant

HVA MED DE MØTENE VI MÅ HA OG BURDE HA? HER ER NOEN TIPS!

1. Først og fremst er det smart å sette av litt tid til planlegging av hybride møter. Tenk gjennom hvordan du ønsker å involvere alle uavhengig av lokasjon: Ha en tydelig hensikt og agenda for møtet. Som møteleder bør du tenke gjennom hvem du skal fokusere på. Skjermen slik at du ser på de som sitter på annen lokasjon? De som sitter i rommet? Variere?

2. God møteledelse, men også god møtekultur, innebærer at alle deltar. Vær tydelig på hvilke roller den enkelte har i møtet. Kan noe forberedes i forkant for å spare tid? Prøv å jobbe mer asynkront for å unngå unødig møtetid. Lag noen enkle spilleregler som for eksempelsvarer på: hva det innebærer å være en god møtedeltaker? Hvordan tar vi ordet? Hvordan deler vi møtetiden mellom oss?

3. Unngå at noen «henger på veggen». Alle bør logge på Teams/Zoom fra hver sin PC slik at dere ser hverandres ansikter. De som sitter på kontoret deler felles lydkilde, resten muter. Bestem at alle skal ha på kamera på PCen sin. Dersom dere skal diskutere i grupper, anbefaler vi at det deles inn i grupper på tvers av lokasjon – bruk Breakout Rooms i Teams eller på Zoom. Bruk gjerne møterom med tilstøtende rom slik at de som sitter på kontoret kan sitte uforstyrret.

4. Vi liker å le og ha det gøy. Vi trenger å koble oss til hverandre – våg å gjøre noe litt utenfor agendaen! Bruk energizers for å løfte energinivået. Skap en felles energi – søk på "digitale energizers", det finnes massevis! Energizers kan brukes til å sjekke inn i møtet eller for å få litt energi midt i møtet. 

5. Kjør en kjapp vurdering etter møtet for å lære; Hva fungerte? Hva kan vi gjøre bedre neste gang? Vær åpen for prøving og feiling, det er dette vi lærer og blir bedre av. Vi trenger hverandres tilbakemeldinger for å utvikle oss.

6. Bruk ulike involveringsverktøy, alt fra polls til Mentimeter, Miro, Padlets og chat – test ut og våg å leke litt med slike verktøy! Dette skaper mye mer energi og engasjement. Det involverer også alle – uansett om man er introvert, ekstrovert eller noe midt mellom.

7. Ta gjerne en diskusjon og bli enige om hvilke møter som kan/bør tas 100% digitalt og hvilke møter vi bør/må ha fysisk. Kultur handler også om hvordan vi samhandler intern i bedriften. Tenk gjerne gjennom hvor bærekraftig og hensiktsmessig et fysisk, hybrid eller et heldigitalt møte er:

• Hva er økonomisk og mest effektfullt ut fra formål, agenda og ønsket utfall av møtet? Er det for eksempel et status- eller rapporteringsmøte eller er det en workshop eller et kreativt møte? Kanskje møtet er for å bygge relasjoner?
• Hva er sosialt bærekraftig for deltakerne? For eksempel tidsbruk, og hva er hensiktsmessig for mestring og kognitive ressurser? 
• Hva er miljømessig bærekraftig? Hvilken belastning har møteformen på miljøet?

Vil du bli helt rå på å kjøre digitale møter? Da bør du få meg deg 5 hacks for å bli nettopp det. Disse triksene kan du bruke både i hybride og fysiske møter.