Rapportering og analyse har tidligere vært en sentralisert og administrativ aktivitet med ledere som typiske deltakere. I senere tid har det utviklet seg til å bli allmenn praksis.
I dag praktiserer ledende bedrifter sin informasjon gjennom å gjøre ad-hoc-analyser, rapporter og dashboards tilgjengelig for sine ansatte. På denne måten styrker de sine ansatte med redskaper til å kunne ta bedre beslutninger. Dette er et viktig konkurransefortrinn, spesielt i forhold til konkurrenter som mangler moderne analyseverktøy eller har retningslinjer som begrenser tilgangen til slik data. Med det i bakhodet, hva er de beste verktøyene for å styrke en hel organisasjon fra topp til bunn med relevant informasjon?
Det finnes mange forskjellige typer av rapporterings- og analyseverktøy. Her har vi forklart noen av de vanligste kategoriene innen rapportering: Rapportdesignere, Ad-hoc Spørringsverktøy, Målstyring, Dashboards og Kunstig Intelligens.
Rapportdesignere brukes til å lage formaterte, lovpålagte og interne rapporter, som for eksempel finansregnskap eller driftsrapporter. Til tross for flere tiår med utvikling, er mange rapportdesignere fremdeles for tekniske og krever IT-personell eller eksperter for å lage rapporter. Ettersom du trenger kunnskap om de underliggende tabellene i databasen, og formlene som blir brukt ikke er allmenn kunnskap, er man avhengige av noen få utvalgte i selskapet. Det kan resultere i mangel på ønskede rapporter, noe som til slutt fører til at sluttbrukere ender opp med å eksportere og manuelt oppdatere regneark.
På grunn av dette velger ledende bedrifter rapportdesignere som enten er Excel-baserte eller har Excel-lignende formler og formateringer. De lærer også opp enkelte brukere til å lage og vedlikeholde konsernrapporter. På grunn av dette kan de levere ferdige rapporter på forespørsel med interaktive filtre og som kan oppdateres i et nettlesermiljø eller mottas via e-post.
Ved å innse verdien av å ha lett tilgjengelig data, har mange bedrifter skaffet seg skreddersydde rapporter, noe som forbedrer effektivitet i rapporteringen.
Disse verktøyene blir ofte omtalt som «dataoppslagsverktøy». I motsetning til rapportdesignere, er ad-hoc spørringsverktøyene designet for å la praktisk talt alle ansatte opprette rapporter på direkten med enkel dra-og-slipp-funksjonalitet. Slike ad-hoc-rapporter er ikke ideelle for å lage rigide og formaterte rapporter. Selskaper velger ofte denne metoden fordi den reduserer behovet for superbrukere som designer og vedlikeholder et stort antall formaterte rapporter. Den adresserer også et av de vanligste rapporteringsproblemene organisasjoner kommer over. Nemlig når organisasjoner har for mange versjoner av rapporter som kanskje bare har blitt brukt en eller to ganger for å svare på et bestemt forretningsspørsmål, og siden har blitt forlatt. Med et ad-hoc spørringsverktøy kan brukere raskt få svar på spørsmålene sine, og deretter sletter de spørringen eller lagrer den for gjenbruk senere. For mange bedrifter anser man effektivitet som å ha ryddige og oversiktlige prosesser.
Med ad-hoc-rapportering kan du få svar på dine spørsmål uten å oversvømme egne systemer med overflødig og utdatert informasjon.
En rekke spesialiserte målstyringsapplikasjoner har utviklet seg fra Balance scorecard-bølgen (BMS) som kom på begynnelsen av 2000-tallet. Imidlertid syntes organisasjoner at disse applikasjonene var generelt lite fleksible og for spesialiserte, akkurat som den balanserte målkortmetodikken var. Unntaket er fokus på nøkkeltall (KPI) og mål som fortsatt er relevante i dag. De fleste bedrifter bruker ofte rapportdesignere eller dashboards for å beregne og presentere KPIer. Oftest gjennom å utforme en prosess som måler bedrifts-, avdelings- og individuelle KPIer med jevne mellomrom. I motsetning til å studere omfattende økonomiske eller operasjonelle rapporter der bare noen få tall er av interesse, vil konsentrasjonen om den viktige informasjonen på et øyeblikk være en mye mer effektivt og fokusert.
Målstyring i dag gjør det mulig for deg å se klare KPIer uten å måtte lete gjennom diverse rapporter, slik at en bedriften og du kan finne svar raskere.
Dashboards har eksistert lenge. Tidligere var det stort sett frittstående applikasjoner som var veldig kompliserte og krevde eksperter for å designe og vedlikeholde. Nå er moderne dashbordteknologier fullt integrert med BI-løsninger som også tilbyr rapportering, ad-hoc-spørringer, budsjettering og prognoser. Videre kan dashboards utformes av sluttbrukere for ønskede tilpasninger. Et godt designet dashboard gjør det enkelt for ledere å visuelt analysere og sammenligne KPIer så vel som andre beregninger, vanligvis med diagrammer og andre visuelle virkemidler. Fleksibiliteten i dagens dashboards, særlig den tryggheten som følger med at du ikke behøver kontinuerlig vedlikehold for å få riktig informasjon, gjør det mulig for organisasjoner å bruke mer tid på å fokusere på strategi på et høyt nivå.
Med andre ord, de som bruker dagens intelligente dashboards, tenker mer på hva de skal gjøre med KPI-ene enn hvordan de skal genereres.
(AI), Internet of Things (IOT), Maskinlæring og Data Utvinning (Data Mining)
Disse teknologiene fortsetter å utvikle seg, og moderne BI-løsninger begynner å integreres med disse teknologiene. Fremtidens Business Intelligence løsninger vil kunne presentere ekstern data, i tillegg til intern, det vil si rapporter som ikke bare er basert på egne historiske tall, ERP- og CRM-data, men et mer helhetlig markedsbilde. Du kan med hjelp av maskinlæring og AI systematisere og presentere data og foredle rådata fra ulike eksterne datakilder til informasjon som gjennom analyse produserer reell innsikt slik at du kan ta bedre beslutninger.
Det endelige målet er å forbedre beslutninger basert på automatisert analyse av intern og ekstern finansiell, operasjonell og statistisk informasjon.
Tilgjengelige og fleksible rapporteringsverktøy gir ikke bare effektive beslutninger, de engasjerer også hele bedriften aktivt. Tenk på hvordan rapporteringsverktøyets funksjoner, beskrevet ovenfor, kan få en umiddelbar innvirkning på organisasjonen din.
Vi gir sluttbrukere et nyttig og fleksibelt verktøy med moderne funksjoner, inkludert innovativ bruk av Excel. Hvis du er interessert i å lære mer, er teamet vårt klare til å høre om din bedrifts behov.