Slik lager du god struktur og gode rutiner for hvordan du forvalter dine data

Den viktigste jobben du gjør som CEO er å ta vare på data i selskapet ditt. Data er ikke bare tall og informasjon – det er ditt beste grunnlag for å ta strategiske beslutninger, forbedre effektivitet i bedriften og styrke konkurransekraften.

Data er den mest verdifulle ressursen dere har for å ta gode beslutninger. Men, sørg for at dataene er til å stole på. For hvis du ikke kan stole på egne data – hva kan du egentlig stole på da? 

Når det mangler konsistens, nøyaktighet eller tilgjengelighet i dataene, blir beslutningsgrunnlaget usikkert. Med feilaktige data kan du ta beslutninger som fører til økonomisk tap, svekket omdømme eller ineffektive prosesser. 

Altfor ofte ser vi at selskaper mangler tydelig eierskap over dataene sine. Som leder må du gå foran som et godt eksempel og sette klare retningslinjer og forventninger for hvordan data skal håndteres. Dette er en utfordring du som leder må ta tak i NÅ – data er selskapets gull. Ved å implementere en robust data governance-struktur reduserer du risikoen for feilskjær og personavhengighet. Kritiske beslutninger kan tas basert på konkrete fakta og innsikt som hele organisasjonen har tilgang til.

Slik lager du en god struktur og rutiner for dataforvaltning 

Data Governance er som et rammeverk som sikrer at bedriftens data alltid er i trygge hender, slik at du kan stole på informasjonen når det virkelig gjelder – fra store beslutninger til daglige oppgaver.  

Hvordan lage god struktur for forvaltning av data? 

1. Start med klare regler 
Et godt utgangspunkt er å etablere tydelige regler for innsamling, lagring, behandling og deling av data. Disse reglene bør være i tråd med lover og forskrifter (som GDPR), men også tilpasset selskapets unike behov og mål. Sørg for å dokumentere prosesser og standarder, slik at det ikke er noen uklarheter om hvordan data skal behandles.

2. Definer ansvar 
Definer hvem som har ansvar for hvilke data. Dette betyr å utpeke "dataeiere" i organisasjonen. De er ansvarlige for å sikre at dataene er oppdatert, korrekte, og tilgjengelige for de som trenger dem.

3. Skap en kultur for datakvalitet 
Sørg for at alle i organisasjonen følger de samme rutinene for lagring og bruk. Dette er avgjørende for å sikre pålitelighet og brukervennlighet av dataene. Invester i opplæring og bevisstgjøring rundt datakvalitet for å bygge en datadreven kultur i selskapet. Når hele organisasjonen tar datakvalitet på alvor, blir det enklere å implementere rutiner som varer. 

Hvordan forvalte dataene effektivt? 

Effektiv dataforvaltning handler om å sikre at dataene er oppdaterte, lett tilgjengelige, og godt beskyttet. Dette krever at både teknologi og mennesker jobber i harmoni for å oppnå de beste resultatene. 

1. Automatiser og oppdater dataene regelmessig 
Sørg for at selskapet bruker teknologiske løsninger som automatiserer oppdateringer og validering av data. Gamle og utdaterte data er en stor kilde til feil. Med automatisering kan du redusere risikoen for at data blir foreldet og sikre at informasjonen alltid er relevant. 

2. Sørg for tilgjengelighet og sikkerhet 
Dataene må være tilgjengelige for de rette personene til rett tid. Implementer sikkerhetsrutiner som beskytter sensitive data mot uautorisert tilgang, men som samtidig gir enkel tilgang for de som har tillatelse til å bruke dem. Dette kan inkludere kryptering, sikkerhetslagring og rollestyrt tilgang. 

3. Del ansvaret og oppretthold rutiner 
Gjør det klart hvem som har ansvar for vedlikehold og kvalitetskontroll av dataene. Sørg for at alle følger de etablerte rutinene, og at data blir brukt aktivt for å drive beslutninger og forbedre resultater. Hold jevnlige gjennomganger for å sikre at retningslinjene følges, og oppdater dem ved behov. 

Oppsummering 

Data er grunnlaget for all beslutningstaking i dagens virksomhetsmiljø. Ved å ha en sterk struktur og gode rutiner på plass, sikrer du at dataene dine alltid er til å stole på. En gjennomtenkt tilnærming til dataforvaltning gir selskapet et konkurransefortrinn og legger grunnlaget for vekst og innovasjon.