Slik lager du kravspesifikasjon til nytt lønnssystem
Med et moderne lønnssystem forenkler og effektiviserer du jobbhverdagen både til økonomiansvarlige og resten av de ansatte. Men hvordan finner du det aller beste lønnssystemet for akkurat din bedrift? Her tipser vi deg om hvilke egenskaper ved lønnssystemet du bør vurdere før du innhenter tilbud fra ulike leverandører.
GJØR GRUNDIG FORARBEID FØR DU VELGER LØNNSSYSTEM
Det er viktig å gjøre et grundig forarbeid når du skal kjøpe et nytt lønnssystem, siden dette er en beslutning som kommer til å påvirke bedriften i lang tid fremover. For hvis det må legges til flere tilpasninger underveis, kan det fort bli dyrt…
TENK OVER HVA BEDRIFTEN FAKTISK TRENGER
Et godt tips er å ta en nærmere titt på bedriftens rutiner og kartlegge hva dere bruker mye tid på i dag, og også hva dere forventer å støte på av utfordringer i fremtiden. Når dere skal lage en kravspesifikasjon for et nytt lønnssystem, er det viktig at dere ikke bare tar utgangspunkt i manglene ved deres eksisterende system – tenk heller på det som faktisk fungerer og som dere er fornøyd med i dag!
Det er med andre ord helt avgjørende å sette av nok tid og ressurser til å finne ut av hvor skoen virkelig trykker, og hva dere ønsker å oppnå med det nye lønnssystemet. Vær så spesifikke som mulig og ha en klar målsetting.
- Ønsker dere et nytt system fordi dere bruker for mye tid på rapportering?
- Vil dere bli mer effektive og luke bort unødvendige feil?
- Eller ønsker dere kanskje et lønnssystem som er tilgjengelig for alle i skyen, fra en hvilken som helst enhet?
Hvis kostnadene overskrider budsjettet man har satt opp, skyldes det ofte at bedriftens behov ikke har vært tydelig nok avklart i forkant. For å unngå liknende, ubehagelige overraskelser har vi laget en liste over noen av egenskapene dere bør se nærmere på når dere innhenter tilbud.
KRAV MED HENSYN TIL LØNNSFUNKSJONALITET
For å sikre at systemet understøtter bedriftens behov, er det viktig å vurdere funksjoner og egenskaper som vil gi dere:
- en effektiv transaksjonshåndtering
- et system som håndterer eventuelle særegne regler og krav for næringen dere opererer i
- enkel og oversiktlig rapportering
- effektiv registrering, behandling og rapportering av data med hensyn til for eksempel lønn, timer, naturalytelser, pensjon, fagforeningstrekk, reiser og fravær
- god datasikkerhet, dokumentasjon og sporbarhet
KRAV MED HENSYN TIL BRUKERVENNLIGHET
For at implementeringen av det nye lønnssystemet skal gå så smertefritt som mulig, er det en god idé å stille høye krav til brukervennlighet. Ta med i betraktningen om systemet:
- har et brukervennlig design som er enkelt å navigere i for de ansatte (be gjerne om en demo av systemet for å teste det ut selv, eller kontakt andre bedrifter for å høre om deres erfaringer)
- er enkelt å sette opp og tilpasse
- kan integreres med andre eksisterende systemer, for eksempel HR-systemer, reiseregningssystemer og timesystemer
- er kompatibelt med programvarer dere bruker daglig, for eksempel Microsoft Word og Excel
- er tilgjengelig på mobil, nettbrett og andre bærbare enheter
KRAV MED HENSYN TIL LEVERANDØR
Kjøp av et nytt lønnssystem betyr også et nytt leverandørsamarbeid. Sammen skal dere finne den beste måten å løse bedriftens behov på, og komme frem til den beste løsningen for dere. For å få hjelp til å sette opp systemet – og dermed unngå feil som kan gå utover de ansattes pensjon, lønn og skatt – er det viktig å velge en leverandør som har lang erfaring og god faglig kompetanse. Et godt tips er derfor å se etter en leverandør som blant annet:
- kan vise til lignende kundehistorier
- har et godt rennommé og anbefales av andre bedrifter
- kan bistå med både implementering, opplæring og drift/support av det valgte systemet
- både tilbyr standardsystemer og komplette lønns- og personalsystemer
Book uforpliktende demo av lønnsystemet Payroll
KRAV MED HENSYN TIL PRIS
Pris er selvfølgelig også noe dere bør tenke over. Etter dere har laget en kravspesifikasjon, er det på tide å innhente tilbud fra noen leverandører. Hvis tilbudet fra leverandøren inneholder mange forbehold, bør dere være på vakt. Det kan nemlig bety at kravspesifikasjonen ikke har vært tydelig nok, slik at leverandøren ikke vet hva som kreves. Da blir det vanskelig å holde kontroll på hvor mye det nye systemet kommer til å koste bedriften totalt. Sørg for at prisen på opplæringen er inkludert i kontrakten, og hva opplæringen omfatter. Det samme gjelder brukerstøtte. Be også om honorarer på alle typer tjenester dere vil ha behov for, for eksempel prosjektledelse, konsulenttjenester, servicearbeid osv.
Dette er noen eksempler på punkter dere bør vurdere å ha med i en kravspesifikasjon ved anskaffelse av et nytt lønnssystem. Husk at jo mer arbeid dere legger ned i forkant, desto enklere blir det å få et skreddersydd lønnssystem som fungerer best mulig for bedriften deres.
Amesto Solution leverer Norges mest brukte lønnssystem Payroll til bedrifter i ulike bransjer med ulike krav og i alle størrelser. Vi hjelper dere mer enn gjerne med å finne et moderne og funksjonsrikt lønnssystem som sikrer korrekt utbetaling av lønn, og som samtidig gir dere full kontroll over de ansattes utgifter, fravær og ferie.
Har dere noen spørsmål om våre lønnssystemer, er det selvfølgelig bare å kontakte oss for en hyggelig og uforpliktende prat.
Lykke til!
