Nå bør du flytte ERP-systemet til skyen | Utnytt fordelene i skyen

Nå er tiden inne - i følge Gartner. Skybasert ERP har for mange gått fra en å være en plan til å bli en virkelighet. 

Min erfaring er at mange har utsatt migreringen til skybasert ERP, fordi det har vært en forventning til gode innsiktsløsninger, gode automasjonsprosesser, kunstig intelligens og maskinlæring integrert. Nå har flere av de største ERP-aktørene dette på plass. 

https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2020-01-25-gartner-forecasts-worldwide-it-spending-to-grow-6-point-2-percent-in-2021

Mange av våre kunder har ønsket å bruke standard ERP-systemer for å holde kostnadene nede. Dette er jo noe mange tjenesteleverandører har snakket mye om. Men, brukere ser at det ofte må lages systemer utenfor løsningen for å kunne ivareta deres ønske om automatiserte prosesser og gode innsiktsløsninger. 

Det er et ønske og en forventning om en hurtig implementering/migrering ved overgang til et skybasert ERP-system. Men, hva er utfordringene med migrering til skybasert ERP?  

Jo, databasene du har, kan ikke migreres rett over. Det krever at du må laste eksisterende database over i eksempelvis egne Excel-ark, for så å renske, konvertere, endre og gjøre klart til å bli lastet opp i det nye systemet. Dette kan medføre at ikke all informasjon kommer over. I tillegg må alle i organisasjonen læres opp i nytt system, og prosesser og rutiner må lages på nytt. Det nye ERP-systemet er gjerne oppe å går raskt, men adopsjonen tar ofte tid. Mange større bedrifter har derfor ventet med å migrere.

Har du Visma Business idag, har du nå mulighet til å migrere til Business NXT, (tidligere Visma Business NXT) som er en skybasert versjon av Visma Business. Jeg vil legge fokus på at dette er en MIGRERING og ikke at du går over til et nytt system fra samme leverandør.

I Business NXT er databasen og datamodellen lik som i Visma Business. Dette betyr at vi flytter hele SQL-serveren til skytjenesten og du vil derfor beholde alle historiske data knyttet til regnskap, lager, produkt, kunder, leverandører og alt du ellers har hatt i din database. I tillegg er Business NXT bygd for å ivareta DNAet til Visma Business. Det vil si at brukere, superbrukere og konsulenter kan bruke 90% av det de kan i dag, i det nye systemet. Altså vil det kun være behov for en kort innføring i systemet før det kan bli tatt i bruk. Tid til brukeradopsjon er svært hurtig!

Behovet for tilpasning, justeringer og spesialer er nødvendig for mange. Ofte har skybaserte systemer ikke hatt denne muligheten. Med Business NXT ser jeg nå at Visma legger til rette for veldig gode tilpasninger i skjermbilder, prosesser og rutiner i programmet. I tillegg legger de til rette for å kunne utvide datamodellen med egne felter. Dette gjør at Business NXT skiller seg ut og vil være det skybaserte ERP-systemet kunder kan benytte seg av, der standarder ikke er godt nok.

Amesto tilbyr ulike ERP-systemer fra Visma, sjekk ut våre systemer her.

hvorfor skal du bevege deg opp i skyen?

Jo, det er mange fordeler med å bevege seg inn i en skytjeneste. Her skriver jeg kun om noen få, men jeg tror at disse er av betydning.

1. Ha et system som til enhver tid er oppdatert og uten behov for oppgraderinger. Nå er tiden inne for å snakke om kontinuerlig forbedringer, og ikke oppgraderinger!
   
   
2. Skyleverandørene står nå for sikkerheten og har gode systemer og rutiner for å sikre at din løsning er sikret. Det betyr at du selv ikke behøver å, til enhver tid, holde deg oppdatert på hvilke IT-sikkerhetsløsninger du må bruke for å sikre dine data.
   
   
3. Tidligere måtte du ha installert et system på en maskin eller server for å kunne jobbe i ERP-systemet. Med en skytjeneste vil det være innlogging via en nettleser. Dette betyr at du kan utføre det du ønsker i systemet, fra hvor du ønsker og når du ønsker det.
   
   
4. Mange har også behov for gode tredjepartsløsninger. Integrasjoner har ofte vært et ord som har vært synonymt med store kostnader. Med skytjenester vil det bli satt opp standard API-tjenester med tredjepartssystemer. Dette betyr at det ofte er mindre justeringer i tjenesten som gjør at den vil være tilgjengelig for deg. 
   
   
5. Ofte er kostnadsbildet ved å ha et ERP-system komplekst. Du må ha servere, lisenser, driftsleverandører, IT-sikkerhetstjenester med mer. I tillegg kommer kostnaden for lisens til selve ERP-systemet og oppgraderinger som må gjøres én til flere ganger i året. Denne tiden er nå forbi! Ved å flytte systemet i skyen må du se på hele kostnadsbildet du har hatt fra hva abonnementskosten til ERP-systemet blir. Ofte sparer bedriften masse på dette. I tillegg vil du også kunne se at det er fordelaktig å flytte alt i skyen.
   
   
6. Nedetid på tjenesten ved endringer har også vært noe som bedrifter ikke har tid til. Eksempelvis har oppgraderinger ført til at produksjonen i deres driftsnett måtte stenge ned, ofte i 48 timer eller lenger. Med en produksjon som går nærmest 24/7, er ikke dette lenger holdbart for selskaper, og det er et behov for å flytte ERP-systemet over til skyen for å kunne ha kortere nedetid og jobbe raskere. Med skybasert ERP-system vil det være kontinuerlige forbedringer uten nedetid, noe som betyr høyere produksjonstid.

Men det er ikke bare å migrere. Vi i Amesto vet hvor viktig det er å ha et trygt og pålitelig ERP-system. Det å bytte system er ikke noe som gjøres ofte, og når det først skal gjøres må prosessen være trygg. Vi har også forståelse for at et skifte av system skal gi klare fordeler:

Migreringsmetodikk

Vi i Amesto har derfor utviklet en egen metodikk som raskt, enkelt og trygt migrerer din virksomhet fra ditt eksisterende ERP-system; Visma Business, til et moderne og fremtidsrettet ERP-system; Business NXT. Det er derfor viktig å sette dette opp i trinnvise faser for å trygge din reise til skyen!

I forbindelse med systembytte, konsolidering av løsninger, eller større oppgraderinger, dukker det alltid opp diskusjoner om hvordan man skal få med seg informasjon og dokumenter fra et system til et annet.

1. Hvor mye data snakker vi om?
2. Finnes det duplikater?
3. Brukes systemet optimalt?

Å migrere fra Visma Business til Business NXT er en migrering fullt ut, der du får med deg all data. Dette er unikt og noe som ikke alltid lar seg gjøre ved migrering fra andre systemer over til skytjenester - da migrering som oftest bare får med seg den informasjonen som vil kunne brukes i det nye systemet. Å bytte til et annet system vil i tillegg medføre at du må endre arbeidsprosesser og rutiner. Alle som jobber med systemet må også få opplæring, og adopsjonen internt kan ta tid. Dette er noe som er nesten helt borte i migreringen fra Visma Business til Visma Business NXT.

Ved migrering fra Visma Business til Business NXT får du med deg all den informasjonen du i dag har. Siden datamodellen og databasen er så og si lik, mister du ikke noen data og du kan jobbe tilnærmet likt det du gjør i dag. Likevel vil jeg alltid anbefale å se på hvilke data dere har i dag og hvordan dere jobber, samt om dere har tatt i bruk de mulighetene som finnes i systemet. Det kan også være lurt å få en konsulent til å se på hvordan systemet er i dag, for å komme med anbefaling om endring.

Nå som Norges mest brukte ERP-system blir tilgjengelig i skyen, mener jeg at å migrere til skyen ikke er like vanskelig og kostbart som det det en gang var!

Kontakt oss gjerne for mer informasjon eller lær mer om Business NXT.