SIMPLIFYING BUSINESS
CRM og ERP - når to systemer blir ett.
Bruker salgsteamet ditt mer tid på å taste inn ordre enn å selge? Eller kanskje kundeservice stadig må be kunden vente mens de sjekker "det andre systemet"? Du er ikke alene. La oss se på hvordan integrasjon mellom CRM og ERP kan løse hverdagens frustrasjoner og skape en smidigere hverdag for alle.
Når systemene lever separate liv.
I mange bedrifter lever CRM og ERP i hver sin verden. CRM-systemet er der selgerne holder orden på kundeforhold og salgsmuligheter. ERP-systemet holder styr på lager, ordrer, fakturering og regnskap. Men, hva med når selgerne gjør avtaler med kunder som er "rødmerket" av økonomiavdelingen?
Når ERP og CRM ikke snakker sammen, skaper det daglige utfordringer:
- Selgere må taste inn samme ordre både i CRM og ERP
- Salg og kundeservice mangler oversikt over ordrestatus og fakturaer
- Økonomiavdelingen får ikke koblet salgsaktiviteter mot faktiske resultater
- Økonomiavdelingen har ingen mulighet til å enkelt kommunisere hvem det ikke skal inngås nye avtaler med
- Kundene får ulike svar avhengig av hvem de snakker med
Resultatet? Ingen har egentlig det komplette bildet. Frustrasjon, sløsing med tid og unødvendige feil som kunne vært unngått.
Fra teori til praksis - slik fungerer integrasjonen.
La oss se på noen konkrete eksempler fra virkeligheten. Vi tar utgangspunkt i integrasjon mellom SuperOffice CRM og Visma ERP-systemer - to av de mest brukte systemene i norske bedrifter - for å vise hvordan dette fungerer i praksis.
Automatisering som gir merverdi
Automatiseringer og god dataflyt sikrer effektivitet og færre manuelle prosesser for dine ansatte:- Fra tilbud til faktura - helt automatisk
Når selgeren lager et tilbud i SuperOffice Quote, kan det med ett klikk konverteres til en ordre som automatisk sendes til Visma Net eller andre ERP-systemer. Alle detaljer - produkter, priser, rabatter - følger med, uten behov for ny registrering. - Alltid oppdatert lagerstatus
Selgerne dine ser oppdatert lagerstatus fra ERP-systemet direkte i SuperOffice CRM. Ingen flere pinlige situasjoner hvor man lover noe man ikke kan levere. - Automatisk ordrebehandling
Straks en ordre registreres i CRM-systemet, dukker den opp i ERP-systemet for videre behandling - alt fra fakturering til logistikk skjer automatisk. Resultatet? Mindre tid på papirarbeid, færre feil, og raskere levering til kunden.
Kundeservice som imponerer
Når kundeservice har SuperOffice CRM integrert med Visma ERP, åpner det seg helt nye muligheter:- Alt på ett sted
Kundeservice får direkte tilgang til fakturaer, åpne poster og ordrestatus uten å forlate CRM-systemet. Når kunden ringer, har de svaret klart - ingen flere "jeg må sjekke i et annet system og ringe deg tilbake". - Proaktiv oppfølging
Systemet kan automatisk varsle kundeservice når det oppdager mønstre som krever oppfølging. For eksempel kan kunder med utestående fakturaer automatisk flagges for oppfølging, før det blir et problem. - Personlig service basert på fakta
Med tilgang til kundens komplette historikk - både dialog og økonomi - kan kundeservice gi råd og anbefalinger basert på kundens faktiske situasjon og behov. Dette er ikke bare effektivt - det skaper også mer fornøyde og lojale kunder.
Beslutninger basert på fakta
Når ERP-data som omsetning og kundelønnsomhet integreres i CRM-systemet, får ledelsen helt nye muligheter:- Dashboards som forteller sannheten
Kombiner salgsaktiviteter fra SuperOffice med økonomitall fra Visma i samme dashboard. Nå kan du enkelt se sammenhengen mellom salgsinnsats og resultater. - Bedre prognoser
Med tilgang til både historiske tall fra ERP og fremtidige muligheter fra CRM, blir prognosene dine mer presise. Du ser ikke bare hva som har skjedd, men også hva som kommer. - Kundelønnsomhet i fokus
Ved å kombinere salgskostnader fra CRM med økonomitall fra ERP, får du det komplette bildet av hver kundes lønnsomhet. Dette gir et solid grunnlag for strategiske beslutninger om hvor du bør fokusere innsatsen.
Integrasjoner er ingen quick fix.
Før du går for en integrasjon mellom CRM og ERP, er det viktig å være klar over realitetene: Dette er sjelden en "plug-and-play"-løsning. Det er en kompleks prosess som krever grundig planlegging, og du må være forberedt på flere typiske utfordringer.
Når data ikke snakker samme språk
En av de største utfordringene er at systemene ofte har ulike måter å forstå data på. Et eksempel på dette er at CRM-systemet vil forstå kundens adresse som en geografisk lokasjon, mens et ERP-system vil forstå kundens adresse som en levering- eller faktureringsadresse. Dette kan variere i forhold til når i prosessen den brukes.
Kundeinformasjon kan være registrert forskjellig, produktkoder og priser kan avvike, og historiske data er gjerne ufullstendige. Ett system kan også ha felter som mangler helt i det andre.
Nøkkelen til suksess ligger i grundig forarbeid. Start med en omfattende dataopprydding i begge systemer før integrasjonen påbegynnes. Det er avgjørende å bli enig om hvilket system som skal være "master" for ulike typer data, og etablere klare regler for hvordan data skal registreres fremover.
Les hvordan de ulike forretningssystemene forstår og benytter data.
Tekniske utfordringer krever god planlegging
Integrasjon handler om mer enn bare å koble sammen to systemer. Oppdateringer i ett system kan påvirke integrasjonen, og synkronisering av store datamengder kan skape både ytelsesproblemer og uventede konflikter. Dette krever grundig testing før produksjonssetting og robuste rutiner for feilhåndtering, inkludert en klar plan for hvordan systemoppdateringer skal håndteres.
Velg riktig partner for integrasjonen
En integrasjon skal forenkle og forbedre arbeidsprosessene dine. Med en integrasjon mellom CRM og ERP, er det viktig å tenke på hele prosessen - fra lead til fakturering. Når du skal velge integrasjonsløsning, er det tre kritiske områder du bør undersøke:
- Integrasjonserfaring: Se etter en leverandør med dokumentert erfaring med både ditt CRM- og ERP-system, og be om referanser på vellykkede integrasjoner mellom disse systemene.
- Teknisk kompetanse: Undersøk hvordan leverandøren håndterer systemendringer, datasynkronisering og konfliktløsning mellom systemene.
- Langsiktig partnerskap: Avklar leverandørens ansvar for hele integrasjonen, hvordan support håndteres, og hvilken bistand du kan forvente ved større systemoppdateringer.
Mennesker og prosesser må følge med
En vellykket integrasjon handler like mye om mennesker som om teknologi. Etablerte rutiner må ofte endres, og noen prosesser må tilpasses systemene fremfor omvendt. Det tar tid før nye arbeidsrutiner setter seg, og ikke alle ansatte er like begeistret for endring.
For å lykkes er det avgjørende å involvere nøkkelpersoner tidlig i prosessen og gi grundig, tilpasset opplæring til hver avdeling. Ha også en konkret plan for oppfølging etter lansering.
Er tiden inne for en integrasjon mellom ditt CRM- og ERP-system?
Se etter disse tegnene i din organisasjon:
- Ansatte bruker mye tid på å dobbeltsjekke informasjon
- Kundeservice må ofte be kunder vente mens de sjekker andre systemer
- Det inngås avtaler med kunder som er "rødmerket"
- Rapportering krever manuell sammenstilling fra flere kilder
- Det oppstår ofte feil ved manuell overføring av data
- Avdelinger har ulik informasjon om samme kunde
Gjenkjenner du disse utfordringene? Da er det på tide å vurdere integrasjon mellom CRM og ERP. For når systemene dine jobber sømløst sammen, kan organisasjonen fokusere på det som virkelig skaper verdi: fornøyde kunder og lønnsom vekst.
Snakk med oss om en integrasjon mellom ERP og CRM.
Flere av våre kunder har CRM og ERP tett integrert, og de har fått store gevinster fra dette. Er du nysgjerrig på hva en slik integrasjon kan gjøre for deg? Ta gjerne kontakt med oss, så kan vi se på dine behov, muligheter og potensielle resultater.