E-guide til effektiv eiendomsforvaltning

Ivaretar din nåværende økonomimodell dine faktiske behov for innsikt, styring og et godt beslutningsgrunnlag? I denne e-guiden gir vi deg 5 konkrete tips til hvordan økonomimodellen kan gi deg et konkurransefortrinn i eiendomsbransjen og hvilke fallgruver du bør unngå.

Som et resultat av covid-pandemien antyder flere bedrifter økt bruk av hjemmekontor fremover. Dette vil sannsynligvis resultere i kortere leiekontrakter, mindre arealer, tidsbegrenset prosjektavtaler, samt endrede eiendomspriser.

Den nye normalen vil kreve bedre kontroll og innsikt på leieavtaler, kundeareal og på regnskapet. Og, fordi bransjen preges av mange underselskaper, som jo gjør det utfordrende og rapportere på ledig areal, kontrakter med nærstående utløpsdatoer, samt utestående fordringer på kunder på tvers av selskaper, vil eiendomsbransjen bli
betydelig mer kompleks.

Men. Der det finnes utfordringer, finnes det også muligheter. Særlig for deg som aktivt jobber med eiendomsmassen, som har fokus på kontroll, drift og vedlikehold, avtalehåndtering og ikke minst; god økonomistyring. Har du kontroll og oversikt over leietakere, areal, omsetningsbasert leie og leieinntekter har du et godt utgangspunktfor styring og vekst.

De beste eiendomsforvalterne vet at nøkkelen til å lykkes ligger i innsikt. Gode innsiktløsninger gir rom for å utvikle porteføljen, og forvalte den på en god måte. Et godt styringsgrunnlag er avgjørende for å stake ut kursen videre, og da bør gode innsiktsløsninger ligge til grunn.

En god økonomimodell gir deg strukturen du trenger for å fange opp økonomisk informasjon som gjenspeiler aktiviteten i virksomheten, og som videre gir grunnlag for å produsere styringsinformasjon på utvalgte styringsparametere. Dagens situasjon er kanskje et resultat av mange års beslutninger der dere har gjort justeringer i en økonomimodell, som kanskje ikke lenger oppleves som optimal for å imøtekomme dagens behov.

For deg som eiendomsforvalter, er det er viktig å rapportere riktige resultater på tvers av dimensjonene prosjekt, eiendom og avdeling. I tillegg trenger du et system for å enkelt håndtere felleskostnader, koststed, prosjekter og konsolidering/eliminering.

Har du riktig og sanntidsoppdatert innsikt i dag? Har du full kontroll på den økonomiske situasjonen? Om ikke kan du med enkle, men svært sentrale grep ivareta grunnleggende behov og sikre god oversikt og grunnlag for styring.

TIPS 1: PROSJEKTREGNSKAP VED NYBYGG, PÅKOSTING OG REHABILITERING

Dersom du forvalter nybygg eller rehabilitering av eksisterende bygningsmasse har du garantert et behov for å både plassere og rapportere kostnader tilhørende det aktuelle prosjektet. Strukturen bør derfor være dynamisk slik at du kan bygge opp en tverrgående struktur som muliggjør sammenligning på tvers av prosjekter, for å kunne følge opp gjennomføringen og endelig lønnsomhet i prosjektet.

Ved nybygg og bruk av totalentreprise bør kostnadene splittes i forskjellige fagområder som grunnarbeid, bygg, VVS, el-kraft og inventar, slik at du får et godt sammenligningsgrunnlag. Det er samtidig viktig at du bryter prosjektet ned i flere elementer, og tar høyde for tillegg, avvik og endringer under hele prosjektfasen. Dette vil kunne sikre gode beslutningsgrunnlag, samt rom for å justere og tilpasse underveis i prosjektfasen.

TIPS 2: RIGG FOR GODE BESLUTNINGER BASERT PÅ FAKTA OG PREDIKTIVE ANALYSER

Hva ville det bety for deg om du kunne få innsikt i fremtidige leiepriser? Ved hjelp av historisk data og nåværende transaksjoner kan du sammenligne datamønstre, få innsikt i trender og på den måten skaffe deg et bedre grunnlag for å vite om du burde selge, rehabilitere, investere, eller avvente.

Husk at «frontruta på bilen er alltid større enn ryggespeilet». Det som allerede ligger bak deg får du ikke endret på, men med en god GPS (prediktive analyser) får du en god indikasjon på veien videre.

Beslutninger bør ikke baseres på magefølelse og intuisjon, men på fakta og prediktive analyser. Det fordrer at beslutningsgrunnlaget er tilgjengelig i systemene som benyttes og at du kan hente ut essensielle rapporter. I den forbindelse er det viktig å minne om at rapportering handler om langt mer enn å ta ut resultat- eller balanserapporter. Eiendomsrapportene bør gi innsikt og informasjon om både økonomi og forvaltningsaspekter, slik at du kan danne deg et helhetlig bilde og slipper å trekke ut data manuelt fra flere forskjellige kilder.

Et godt styringsverktøy er ment å gi brukeren riktig informasjon til riktig tid. For å kunne rapportere og benytte data må informasjonen først struktureres på en god måte. Strukturen i økonomimodellen må derfor være lagt opp slik at det er umulig å plassere data feil.

Det skal for eksempel ikke være mulig å la en inngående faktura gå igjennom systemet utenom at den merkes som felleskostnad. Med en gjennomtenkt og godt strukturert økonomimodell, som tvinger brukeren til å plassere informasjonen riktig, får du validitet i datagrunnlaget som igjen gir gode muligheter for å ta gode, faktabaserte beslutninger.

TIPS 3: SELSKAPER OG DELING AV GRUNNDATA

Dersom man har både aktive og inaktive selskaper i porteføljen er det viktig å være ekstra årvåken. Dette er nemlig noe som ikke alltid tas høyde for i økonomisystemet, som igjen medfører at man må veksle mellom forretningsenheter for å kontrollere detaljer eller se det totale bildet.

Når det for eksempel kommer nye krav fra myndighetene (som ISO20022, SAF-T eller ny MVA-rapportering 2022), må disse ofte oppdateres i hver enkelt forretningsenhet. Ved å tilrettelegge for en felles grunnstruktur knyttet til kunder, leverandører, dimensjoner og kontoplan, vil ressursene brukt på vedlikehold av endringer reduseres kraftig, og du vet at alle selskapene følger de samme lovkravene.

TIPS 4: INTEGRASJON OG SAMHANDLING

Å registrere kundeinformasjon i flere systemer er både tidkrevende og unødvendig, og ikke minst en potensiell kilde til feil som kan skape mye frustrasjon. I eiendomsbransjen finnes det dog en rekke solide bransjesystemer som ofte har åpne APIer og mulighet til å dele informasjon, slik at regnskapsavdelingen slipper å taste den samme dataen flere ganger.

For å unngå at beregning av felleskostnader tar mye tid i forbindelse med årsoppgjør, samt eliminere muligheten for å fakturere feil beløp for leiekostnader eller feil MVA fradrag, må kritiske kjernesystemer som forvaltningssystemet og økonomisystemet være tett integrert. På denne måten sikrer du en smidig og feilfri kontantstrøm.

TIPS 5: MVA - HÅNDTERING PÅ BYGG UNDER UTFØRING OG UTLEIEENHETER

For eiendomsbransjen deles ikke fradrag for MVA bare inn i høy, lav og middels sats. Her må det nemlig også tas hensyn til andel av areal som leies ut til avgiftspliktige og ikke avgiftspliktige.

Her snakker vi om begrepet forholdsmessig fradrag for innkjøp, altså hvilken andel av kostnaden som er fradragsberettiget for MVA. Det er også vanlig å avsette MVA for bygg som er under utbygging og siden skal leies ut. Når bygget ferdigstilles er det nødvendig å kunne hente historikk på avsatt inngående MVA i byggeperioden som man kan ha mulighet til å kreve fradrag for. Her er det viktig å ha systemer som kan håndtere eiendomsrelatert MVA, samt at ERP-leverandøren forstår tilhørende bransjespesifikke utfordringer og kan håndtere disse.

Vær ekstra oppmerksom på at graden av fradraget kan endres i løpet av året og det er derfor helt nødvendig at økonomisystemet kan håndtere slike endringer.

UNNGÅ DISSE FALLGRUVENE

I alle omstillingsprosesser er det en rekke fallgruver du bør unngå. Det er enklere å navigere rundt fallgruvene når du er kjent med hvor de oppstår.

TEKNOLOGI OG TEKNISK GJELD

Alt for mange selskaper begrenses av systemene og løsningene de har valgt, og opplever at utstrakt systembruk har gjort oss mindre effektive de siste tiårene fordi systemene ikke snakker sammen. Utdaterte systemer uten gode integrasjonsmuligheter vil fort bli en flaskehals for god systemarkitektur og en hemsko for god informasjonsflyt, og vi anbefaler at dere undersøker og utfordrer leverandører på dette punktet.

FOR KOMPLISERT ELLER USTRUKTURERT
ØKONOMIMODELL

Økonomimodellen må være godt strukturert slik at data ikke havner på feil plass, bør i stor grad låses, og samtidig være så dynamisk at man kan legge til elementer senere. Dette høres kanskje selvmotsigende ut, men her kan du bruke dimensjonen «prosjekt» som den dynamiske dimensjonen for å plassere kostnader og inntekter som faller utenfor tiltenkt økonomimodell.

ORGANISASJONEN

Er organisasjonen egentlig klar for omstilling? Mange prosesser eksisterer bare fordi det enten alltid har vært slik eller at man har laget en prosess grunnet gamle krav til rapportering eller at systemet har tvunget en til å gjøre det slik. Dersom du ønsker en innovativ, fremtidsrettet og moderne eiendomsforvaltning - ikke godta argumentasjonen med at vi alltid har gjort det slik.

Hvilke oppgaver og rutiner bruker dere mest tid på? Vår erfaring er at prosesser rundt reskontro, fakturering og bank kan og bør automatiseres. Dette vil gjøre det enklere å avstemme og gjøre konsolideringer.

Vår erfaring er at mange eiendomsforvaltere gjør rett i å la regnskapsførerne ha det totale ansvaret for en portefølje av eiendommer.

De finnes likevel muligheter for effektivisering. Moderne økonomisystemer har nemlig kommet langt når det gjelder automatisering og det er i dag store muligheter for at repeterende oppgaver kan utføres ved liten grad av menneskelig medvirkning.

Det viktigste er at hele organisasjonen er med på beslutningen og er klar for å omstille seg til ny økonomimodell. Det er fort gjort å havne i den klassiske fellen å forsøke å tilpasse nytt system til slik det alltid har vært.