SIMPLIFYING BUSINESS
NBT – harde pakker med soft løsning.
Vekstambisjonene til NBT matchet med Amesto og Business NXT.
Norsk Bibliotektransport (NBT) leverer profesjonelle logistikktjenester til bedrifter over hele Norge. NBT valgte Amesto for implementering av nytt ERP-system og support. Det bringer NBTs forretningssystemer inn i nåtiden, og styrker kapasiteten for en stadig økende oppdragsmengde og ambisjonene om videre vekst.
NBT leverer profesjonelle logistikk-, pakke- og lagertjenester til bedrifter over hele landet, og startet opprinnelig som et transportselskap og transport av bøker til, fra og mellom biblioteker. Med et distribusjonsnettverk over hele landet ble det naturlig å utvide de transporttjenestene til å omfatte bedriftspakker.
– Vi ønsket å vokse, og da spesielt innen tredjepartslogistikk og transport. Bibliotekmarkedet vil fortsatt være der, men er ikke et marked i vekst. Hele bilparken vår er elektrisk, men på noen av de lengre distansene bruker vi underleverandører frem til de 14 terminalene vi har over hele landet, sier Brenden.
Nye visjoner ble bremset av gammelt system
Noe av det første Glenn-Ove Brenden og Kristin Lundby la merke til som nye på økonomiavdelingen i NBT var et utdatert forretningssystem som ikke spilte på lag med hverken brukere eller selskapets ambisjoner.
– Med vår bakgrunn og erfaring opplevde vi at det var tungvint og gammeldags å jobbe i systemet. Mye var manuelt, og nødvendige krav var ikke støttet. Systemet var utdatert, og supportavtalen hadde opphørt, sier Brenden. – Eksempelvis er det et krav å kunne ta ut rapporter som SAF-T direkte fra systemet, men det var ikke mulig.
Funksjonaliteten, integrasjoner med andre systemer, og brukervennligheten (eller mangel på brukervennlighet) i det gamle systemet var også utdatert og førte til mye manuelt arbeid.
– Vi har brukt mye tid på å importere Excel-dokumenter som grunnlag, og manuelt lage fakturaer. Og med inngående fakturaer, hvordan de ble behandlet i systemet, og deretter attestert har ikke gått på flyt, kun manuelt. Bare det å opprette en leverandør var en omstendelig prosess, sier Brenden. – Systemet ble hverken supportert eller oppdatert. Så selv om det fungerte, tok det mye ekstra tid og gikk ut over effektiviteten.
– Hovedutfordringen var at løsningen ikke snakket med andre løsninger, hverken bank eller eksterne systemer, som Skatteetaten, forteller Lundby. – Det var mulig å få ut det vi skulle, men alt måtte mates inn manuelt mellom systemene. Det var tidkrevende, og også kilde til feil. Med moms, for eksempel, måtte vi logge inn og levere manuelt, isteden for å kunne sende direkte fra systemet.
Moderne tider krever moderne løsninger
– Den største pådriveren for å finne et nytt forretningssystem var at systemet var utdatert og ikke funket lenger. Vi var også nysgjerrige på hvilke andre fordeler et nytt system kunne bringe, forteller Lundby.
De skrev ned alt som ikke fungerte med dagens løsning, og hva de ønsket seg i et nytt system. Det ble til en kravspesifikasjon: Systemet måtte være skybasert, inneholde alle nødvendige moduler for et typisk økonomisystem, håndtere fakturaer og lønn. De ønsket at systemet skulle være lett å integrere, med informasjon inn og rapporter ut av systemet.
– Vi ønsket et system som samlet alt på ett sted. Vi gikk ganske bredt ut for å finne en ny løsning for å se hva slags systemer som brukes i dag, og kontaktet flere aktører som demonstrerte sine systemer. Vi startet med fem-seks systemer, og endte til slutt opp med Business NXT fra Visma, sier Brenden.
NBT hadde allerede andre løsninger fra Visma: Lønn via Payroll, og rapportering via OneStop Reporting. Sistnevnte er også tilgjengelig som en modul i ERP-systemet Business NXT.
– Det var en fordel at vi allerede hadde et par Visma-produkter og var kjent med hvordan de fungerte, og at det var integrerbare systemer. Systemene opplevdes ganske like, og det ga Visma flere plusser i valget av Business NXT.
AMESTO MATCHET MED VÅRE ØNSKER OG VERDIER
Da valget av Business NXT som nytt system var avgjort tok NBT kontakt direkte med Visma.
– Vi ønsket en anbefaling på partnere å kontakte i vårt område, og Amesto var en av dem. Vi sjekket ulike leverandører, leste oss opp på nettsidene og gjorde litt research først. Vi så med en gang at Amesto var et solid selskap med mye kompetanse og erfaring, og var en av aktørene vi ønsket å se nærmere på, sier Lundby.
– Det var hele prosessen frem til valget som var en stor grunn til at vi valgte Amesto. De stilte opp for å demonstrere systemet og vise hva som er mulig for oss. De stilte også opp på nytt da vi hadde detaljspørsmål, eller ønsket å se nærmere på ulike moduler, sier Brenden.
– Amesto holdt oss trygt i hånden underveis i prosessen, og var raske til å svare på spørsmål, uten å mase. Andre leverandører fulgte aldri opp, eller ringte hele tiden og maste. Amesto var den gylne middelveien som var mest bekvem og helt riktig for oss.
– NBT er ISO-sertifisert på 9001 og 14001, som er kvalitetsledelse og miljøledelse. Vi er veldig opptatt av miljø og bærekraft. Blant annet er hele vår bilflåte elektrisk, og vi har på plass en AutoStore med 18.000 kasser. Vi ser at Amesto også er opptatt av miljø og bærekraft, med blant annet et eget Footprint-program. Det er viktig at vi har leverandører som deler vårt verdisyn på bærekraft, sier Lundby.
Med Business NXT tas bedriften til "nxt" level!
I første omgang skal Amesto levere og implementere ERP-systemet Business NXT hos NBT, i tillegg til support og rådgiving. Lundby og Brenden har høye forventninger til effektene av den nye løsningen.
– Vi vil først og fremst spare tid med et system som støtter automatisering av rutiner. Inngående fakturaer kan nå automatisk leses og tolkes, behandles i systemet og sendes på flyt til de riktige personene for attestering. Og det er bare én ting vi vil spare mye tid på, sier Brenden.
Et forretningssystem som kan frigjøre ressurser med automatisering, og levere det myndighetene krever var noen av de utløsende faktorene. Lundby supplerer:
– Det dreier seg om kvalitet og effektivitet, og at vi har et system vi kan stole på. Et system som oppfyller krav til lovverket. Og at det er et system med god bredde og skalérbarhet, samt gode integrasjons- og tilpasningsmuligheter. Vi vet hva vi trenger i dag, men ikke så mye om akkurat hva behovene vil være om fem år. Å ha et system som kan være med oss på den reisen er avgjørende. Vi kan jobbe mer effektivt, og frigjøre mer tid til mer verdiskapende oppgaver, som controller og oppfølging.
Med planer om vekst vet NBT at det vil bli behov for ekstra oppfølging av nye kunder. En fordel med en markedsledende løsning at NBT har et system som lett kan integreres i alle retninger og med støtte for store kunder.
– I dialog med kunder har vi et system vi kjenner til, og kan sette opp lette integrasjoner ved behov. Nå er det primært økonomi som er behovet, men vi skal ha systemet i lang tid. Systemet kan utvides med transaksjoner, flere selskaper, og andre moduler, som logistikk og innkjøp. Jeg har tidligere jobbet i onpremsystemet Visma Business og har veldig god erfaring med det. Business NXT er en videreutviklet skyløsning av dette, så vi har en forhåpning og forventning om at det blir en lettere og bedre hverdag. Selv om jeg har erfaring med Visma er det alltid spennende gå over til noe nytt, avslutter Lundby.
LAST NED GUIDEN
Derfor bør virksomheten din flytte ERP-systemet til skyen.
Stadig flere virksomheter begynner nå å innse alle fordelene som følger med å flytte forretningssystemet sitt til skyen. Har virksomheten din råd til ikke å bli med på utviklingen?
