KUNDEREFERANSE
Stiftelsen Anker Studentboliger og Hotel.
Analyseløsning med ny og historisk data i Power BI.
Om Stiftelsen AnkerStudentboliger og Hotel
Stiftelsen Anker Studentboliger og Hotel (Anker STI) er en næringsdrivende stiftelse som har til formål å eie og sørge for driften av boliganlegg for lærlinger og elever ved yrkesutdannende skoler og studenter ved høyskoler og universiteter.
Stiftelsen skal også bedrive hotellvirksomhet, og annet som har til formål å gjøre den drift som er nevnt innledningsvis økonomisk forsvarlig.
Bakgrunn og behov
Anker STI hadde allerede en fungerende finansrapport i Power BI som ga en helhetlig oversikt over selskapets økonomi, inkludert dets divisjoner og tilhørende statistikk. Imidlertid var datamodellen for rapporten bygget på en måte som gjorde videreutvikling både tidkrevende og utfordrende, ettersom den var spesialtilpasset de umiddelbare behovene på det tidspunktet. Dette skapte begrensninger for fremtidig tilpasning og utvidelse av rapportens funksjonalitet.
Da selskapet besluttet å bytte ERP-system fra Navision til Business NXT, oppstod et behov for å sikre at rapportens funksjonalitet ble bevart med den nye datakilden. Anker STI søkte derfor vår bistand til å integrere data fra begge ERP-systemene, slik at den oppdaterte rapporten kunne tjene både som et historisk arkiv og som et verktøy for å analysere nåværende data.
For å sikre en sømløs overgang, var det nødvendig å etablere en robust plattform for å håndtere ETL-prosesser og effektiv datalagring. Her var det nødvendig med skalerbarhet og muligheten å bygge ytterligere rapporter på historisk og nåværende data.
Utfordringen
- Utnytte data: Selskapet hadde tilgang til nødvendig data, hovedutfordringen var å bygge et helhetlig bilde mellom data fra to forskjellige ERP-systemer.
- For lite tid: Utfordring med for lite tid, og ressurser som bruker mye tid på manuelle prosesser i form av tunge Excel ark og manuelt arbeid.
- Ny kontoplan: Selskapet endret kontoplan i forbindelse med skifte av ERP-system, og det ble derfor vanskelig med et helhetlig bilde på økonomien over tid.
- Månedsrapportering: Spesielt tid og ressurskrevende prosesser i forbindelse med månedsrapportering.
- Komplisert datamodell: Den gamle rapporteringen fulgte ikke standardiserte modelleringsprinsipper. Dette førte til manuelle, komplekse løsninger for beregninger og relasjoner, med egenutviklede dimensjoner for å få modellen til å fungere.
- Transformasjoner i Power BI: Mange transformasjoner ble utført direkte i Power BI, noe som svekket rapporthastigheten.
Løsningen
- Microsoft Fabric: I Fabric har vi lagret alt av historisk data, samtidig som vi bruker vår PowerAnalyze-connector til å hente fersk data fra Business NXT. Med Microsoft Fabric har kunden lagring, ETL-prosesser og rapporter i samme plattform.
- Datamodell: Bygge en skalerbar og standardisert datamodell med tydelige fakta- og dimensjonstabeller.
- Power BI: Bygge en finansrapport etter kundens behov og ønsket funksjonalitet med data fra ulike systemer.
Fikk økt effektivitet, bedre innsikt og mer datadrevet kultur.
Den største verdien for Anker STI var tilgjengeliggjøring av konsoliderte data i en helhetlig og brukervennlig rapport som dekker deres spesifikke behov.
Dette sørget for at selskapet fikk både rask og oversiktlig innsikt, og at tiden de brukte på manuelle prosesser ble redusert. Løsningen har også skapt én felles kilde til sannhet som sørger for at alle gjør vurderinger ut ifra samme grunnlag.
Løsningen legger til rette for at analytiske ressurser internt hos kunden på sikt skal kunne både utvikle og vedlikeholde sine egne rapporter. Dette prosjektet har resultert i økt effektivitet, bedre innsikt i virksomhetens nøkkelområder og en mer datadrevet kultur innenfor organisasjonen. På den måten sørger Amesto Insight for at Anker STI har en skalerbar og velfungerende analyse-løsning som sørger for at de til enhver tid besitter ferske og lett tilgjengelige økonomidata når de skal ta beslutninger.
Dette gjør Anker STI i stand til å flytte fokus vekk fra de tunge og manuelle prosessene, og at de i større grad basere beslutningene sine på ferske, reelle fakta.
KONKRETE RESULTATER
- Ved å ta i bruk Microsoft Fabric har selskapet nå enkel tilgang til både historiske og nåværende data.
- Selskapet kan nå drive videreutvikling på rapporteringssiden ved enkelt å koble seg opp mot andre kildesystemer og sammenstille dataen med historisk og nåværende ERP-data.
- Den oppdaterte rapporten har beholdt sin opprinnelige funksjonalitet, men den nye datamodellen er bygget på en måte som gjør det enkelt å gjøre endringer og utvikle nye rapporter. Dette har gjort det mulig for selskapet å raskt tilpasse seg endrede forretningsbehov og utnytte nye muligheter.
- Alle transformasjoner blir nå gjort i Fabric, slik at hastigheten i rapportene effektiviseres.
- Selskapet får et helhetlig bilde av divisjoner og avdelinger i selskapet over tid, selv med ulike kontoplaner før og etter bytte av system.
- Vi har utviklet rapporter som kan integreres direkte i presentasjonsverktøy. Dette gir økonomiavdelingen mulighet til å spare tid ved forberedelse til møter, samtidig som møtene blir mer effektive med klare datagrunnlag for beslutninger. Rapportene som viser trendutvikling, gjør at Anker STI sparer diskusjonstid i møter ved at beslutninger blir tatt på grunnlag av en felles kilde til sannhet.
- Historisk data og nåværende data er nå samlet på samme sted i Microsoft Fabric, og kan enkelt hentes frem og visualiseres for presentasjon av historisk data.
Dette sier Stiftelsen Anker om prosjektet:
"Vi i Anker STI er svært fornøyd med den nye rapporteringsløsningen i Power BI. Vi hadde startet å utvikle et datamodell tidligere, men denne var tungvint og lite brukervennlig, i tillegg til at layout så hjemmesnekret ut.
Med hjelp av Amesto Insight har vi utviklet dashbord som dekker våre viktigste virksomhetsområder. Sidene er tilpasset til Anker med bilder og farger, sidene har smarte knapper og drilldown-funksjoner innebygd. Modellen er klar når det gjelder økonomiske tall som kan hentes fra vårt regnskapssystem og tilrettelagt for å vise tallene både på konsern og selskapsnivå.
Det er lagt planer for å legge til KPIer og nøkkeltall på flere områder, blant annet innenfor overnatting og ENØK. Siden datamodellen allerede er etablert er det enkelt for oss å koble seg til nye datakilder fremover.
Rapporteringsløsningen er nettopp lansert internt og vi har ikke kommet skikkelig i gang med løsningen ennå, men vi har tro på at Power BI skal kunne bli et viktig verktøy for å få frem fersk og tilgjengelig styringsinformasjon som vil komme hele virksomheten til nytte.
Vi er veldig fornøyd med hjelpen vi har fått fra Amesto Insight. Vi har møtt et team som har vært løsningsorienterte og dyktige, som har lyttet til våre behov og foreslått gode fremtidsrettede løsninger. Samarbeidet har fungert godt uten nevneverdige problemstillinger eller forsinkelser."
- Kirsten Klungseth Lerum, Regnskapssjef i Stiftelsen Anker
Snakk med oss om data og BI.
Vår eksperter innen analyse, data og Business Intelligence hjelper deg gjerne med alt du måtte lure på, enten om du har noen kjappe spørsmål, eller dersom du ønsker å få full kontroll på dine data. Fyll inn skjemaet, så ringer vi deg opp.