Det kan være vanskelig å vite akkurat når tiden er inne for å investere i et HR-system. Kjenner du på at Excel-arkene har begynt å leve sitt eget liv? At viktige dokumenter forsvinner i mappejungelen? Eller at du bruker mer tid på administrasjon enn på å utvikle menneskene i organisasjonen din? Helt ærlig - det kan være vanskelig å vite akkurat når tiden er inne for å investere i et HR-system, men kanskje kjenner du allerede på noen av følgende utfordringer?
Du merker det kanskje i magen? Følelsen av at ting begynner å skli ut, at du mister oversikten. Det er ofte med små irritasjoner i hverdagen - som når du må lete gjennom flere mapper for å finne riktig versjon av en arbeidsavtale, eller når du innser at ferieregnskapet ikke stemmer med virkeligheten.
Det starter gjerne med dokumentene. Arbeidsavtaler som ligger spredt i forskjellige mapper og filer. Du bruker stadig mer tid på å lete etter viktige dokumenter, og når du først finner dem, er du ikke helt sikker på om det er siste versjon. Personalhåndbøker og rutiner eksisterer i flere varianter, og ingen ser ut til å vite hvilken som er den gjeldende.
I starten virket Excel som den perfekte løsningen. Men nå har du multiple oversikter som forteller forskjellige historier. Ferieregnskapet er blitt et puslespill av gamle og nye versjoner. Når ledelsen ber om en oppdatert kompetanseoversikt, vet du at den vil være utdatert før du rekker å sende den.
Og sykefraværsstatistikken? La oss ikke en gang gå ned den veien.
Det mest frustrerende er kanskje hvordan tiden din sakte men sikkert spises opp av administrative oppgaver. Timer går med til å sammenstille rapporter som burde vært tilgjengelige med et tastetrykk. Medarbeidersamtaler følges opp med e-poster som forsvinner mailboksen. Og hver gang du skal ta imot en ny ansatt, føles det som å finne opp hjulet på nytt.
Her er sannheten - det handler ikke bare om antall ansatte. Det handler om hvor mye tid og energi du bruker på å holde orden i sysakene. Mange tror de må vente til de blir "store nok", men realiteten er at behovet ofte melder seg lenge før det.
Med 5-10 ansatte merker du gjerne at Excel og Word ikke lenger strekker til. Når teamet vokser til 10-20 personer, oppdager du plutselig at du bruker mer tid på administrasjon enn på utvikling. Og med over 20 ansatte? Da er det ikke lenger et spørsmål om hvis, men når du bør ta steget over til et HR-system.
Mange ledere ser på et HR-system som en utgift de kan utsette. Men har du regnet på hva det faktisk koster å vente? Det handler ikke bare om tiden HR og ledere bruker på å lete etter informasjon - selv om den kostnaden alene kan være betydelig. Det handler også om risikoen for å miste viktige dokumenter, stress og frustrasjon over manglende oversikt, og ikke minst de potensielle konsekvensene av GDPR-brudd ved feil håndtering av persondata.
La oss snakke om elefanten i rommet - tiden som kastes bort når du ikke har et HR-system. For det har faktisk en prislapp, selv om den ikke synes direkte på bunnlinjen.
Tenk deg at hver ansatt bruker bare 5 minutter i uka på å:
Med 20 ansatte blir dette 100 minutter i uka - eller over 80 timer i året - som kunne vært brukt til verdiskapende arbeid. Og dette er bare de ansattes tid. Legg til tiden HR og ledelse bruker på å svare på disse henvendelsene, arkivere dokumentasjon og oppdatere Excel-ark, og plutselig snakker vi om store summer.
Men det stopper ikke der. For hver gang en ansatt må vente på svar om noe så enkelt som feriesaldo:
Det er lett å glemme at fraværet av et HR-system ikke bare påvirker ledelsen og HR - det har direkte innvirkning på hverdagen til alle dine medarbeidere. Tenk deg hvordan det føles for en ansatt å:
Måtte sende en e-post for å sjekke hvor mange feriedager de har igjen. Så vente. Og vente litt til. HR-ansvarlig må tross alt grave fram Excel-arket, dobbeltsjekke tallene, og finne tid til å svare mellom alle andre oppgaver.
Eller hva med den nye mellomlederen som skal ha sin første medarbeidersamtale? Hun finner tre forskjellige maler på fellesområdet og vet ikke hvilken hun skal bruke. Det ender med at hver leder gjør det på sin måte, og oppfølgingen blir deretter.
For ikke å snakke om når en ansatt trenger en kopi av arbeidsavtalen sin til banken. Det som burde vært et par klikk, blir en tidkrevende leting gjennom mapper og filer.
Dette skaper:
Utfordringene kommer gjerne snikende. Det begynner med små irritasjoner som gradvis vokser seg større. Du gruer deg kanskje litt ekstra når revisor ber om personaldokumentasjon, eller når medarbeidere må vente unødvendig lenge på svar om enkle ting som feriedager. Kanskje har du også merket at du mangler god oversikt over prøvetider og viktige datoer, eller at kompetanseutviklingen i bedriften er mer tilfeldig enn planlagt.
Noen ganger kan det være vanskelig å innrømme at tiden er moden for endring. La oss gjøre det enkelt. Svar ærlig på disse spørsmålene:
Hvor mange ganger den siste uken har du:
Hvis du kjenner deg igjen i to eller flere av disse situasjonene, er tiden definitivt moden for et HR-system.
Det finnes ingen magisk grense for når du trenger et HR-system. Det handler mer om hvor mye av tiden din som går med til administrative oppgaver som kunne vært automatisert, og hvor trygg du føler deg på at alt er i orden.
Start med å se på din egen arbeidshverdag. Hvis du kjenner deg igjen i utfordringene vi har beskrevet, er det på tide å ta steget. For husk - et HR-system er ikke bare en kostnad, det er en investering i en mer effektiv og profesjonell organisasjon.
Og ja, du kan fortsette med Excel-ark og mapper på computeren. Men spørsmålet er ikke om du må bytte dem ut - spørsmålet er hvor mye tid og energi du er villig til å bruke på å holde det gående før du tar steget inn i en mer effektiv HR-hverdag.
Nedenfor finner du en oversikt over punkter som kan være avgjørende for om du bør gå til anskaffelse av et HR-system. Merk at listen under ikke er utelukkende, men kun ment som inspirasjon.
Du bør gå til anskaffelse av et HR-system hvis...
Husk, du trenger antakeligvis et HR-system før du trenger en HR-medarbeider.
Dottie HR er et moderne HR-system som enkelt kobles sammen med lønnssystemet Payroll fra Visma. Dottie HR har en bred funksjonalitet, og har blant annet gode løsninger for ferie og fravær, lønnsoppgjør, deling av interne dokumenter og sikker signering og lagring av kontrakter.
Vår eksperter innen HR hjelper deg gjerne med alt du måtte lure på innen fagområdet, enten du har noen kjappe spørsmål, eller dersom du ønsker å starte en prosess for å bytte HR-system. Fyll inn skjemaet, så ringer vi deg.
