Slik hjelper vi deg til et forretningssystem i skyen

Amesto har hjulpet om lag 30 virksomheter med flytting til det nye forretningssystemet Business NXT siden systemet ble lansert i mai 2023. Flere av disse har hatt tradisjonelle on-premise systemer som fases ut.

– Pågangen er stor nå. Mange ønsker å automatisere prosesser og hente hjem gevinstene fra et moderne skybasert ERP-system som Business NXT, forklarer Frogner. Den store interessen har gjort at Amesto har opprettet et eget tverrfaglig team som utelukkende bistår virksomheter med å migrere til Business NXT. Les mer og møt SkyNXT-teamet her.

Les fordelene ved å flytte forretningssystemet til skyen

Amesto bistår virksomheter gjennom hele flytteprosessen, fra kartlegging av behov og arbeidsprosesser, og å sette konkrete mål – til implementering, opplæring og gevinstrealisering.

– Virksomhetene som lykkes best har tydelige mål og en plan for endringen. Tar man for lett på den initielle kartleggingen blir prosessen tyngre, sier Frogner.

Han mener at å beskrive brukerscenarioer ofte er en god tilnærming for å sette klare mål.

– Beskriv hvordan arbeidsprosesser gjennomføres i dag. Ta inngående fakturahåndtering eksempelvis; hvordan mottas fakturaene, hvem tar de imot, hva skjer så videre frem til oppgaven er løst? Deretter kan man beskrive hvordan man ønsker at arbeidsprosessen skal være med nytt system. Hvor lang tid skal man bruke? Hvor mange er involvert i prosessen? sier Frogner.

Slike presise beskrivelser hjelper både virksomheten og Amesto med å få klarhet i ambisjonsnivå og ønsket resultat.

– Godt forarbeid er en forutsetning for en vellykket prosess. Og virksomhetene som tar dette på alvor får i større grad med seg resten av organisasjonen på den viktige endringen, sier Frogner.

Han anbefaler å sette ned en egen arbeidsgruppe for moderniseringen. Det er viktig at en person leder prosjektet og føler eierskap til prosessen.

– I forkant eller parallelt med forarbeidet er det viktig at ledelsen stiller seg de overordnede strategiske spørsmålene. Hvilke behov har vi nå, og om 3-5 år? Det setter føringer for valg av løsning, og ikke minst oppsett og funksjonaliteten, sier Frogner.

Frogner beskriver en revolusjon innenfor ERP-systemer muliggjort av skyløsninger, åpne API-er og kunstig intelligens, der spesialløsninger enkelt kan legges til, nærmest på samme måte som med smarttelefonen; nye apper kan legges til og slettes ved hjelp av få tastetrykk.

– Moderne skybaserte systemer har åpne API-er. Det betyr at det er enkelt å skru av og på nye spesialmoduler. Dette er ofte et viktig argument for virksomheter som flytter til skybaserte systemer. Du er med på den teknologiske utviklingen, og kan tilpasse systemet i takt med at virksomhetens behov utvikler seg, forklarer han.

På samme måte som Apple har en egen App Store har Visma et eget bibliotek av spesialmoduler som kan knyttes til forretningssystemet. Klikk her for å se Visma app-store for å få en idé om spesialmoduler som kan integreres med Business NXT.

Frogner forteller at ERP-flytteprosjekter kan være store og komplekse. Selve flyttingen av data kan være gjort på noen få timer, men å endre arbeidsprosessene er mer tidkrevende. Samtidig er det nettopp i dette arbeidet de store gevinstene skapes.

Elefanten må deles opp i biter og spises bit for bit.

– Mange velger en tilnærming der man først tar i bruk forretningssystemets standardiserte løsninger, og på sikt bygger ut med bransje- og områdespesifikke spesialløsninger. Det er for mange en fornuftig tilnærming blant annet fordi du unngår «teknologigjeld».

Teknologigjeld handler enkelt forklart om at man bygger spesialløsninger som senere blir utdatert eller er lite hensiktsmessig å kontinuerlig oppdatere i takt med at virksomheten utvikler seg. Innovasjonsgjeld derimot handler om at endringer kommer så raskt at ikke bedriften klarer å «henge med» på alt det nye som kommer. Det er derfor viktig å ha en proaktiv partner som kan fortelle om nyheter som har kommet og hvordan disse på best måte kan implementeres i bedriften.

Les mer om forskjellen på innovasjonsgjeld og teknologigjeld, og hvordan du kan håndtere innovasjonsgjeld, i dette blogginnlegget.

Frogner advarer mot å sammenligne kostnaden for tradisjonelle on-premise løsninger direkte opp mot skyløsninger.

– Det er en vanlig feil og det er lett å forstå at mange gjør denne feilen, fordi ansvar og tilhørende kostnader fordeles svært ulikt mellom on-premise og systemer i skyen. I de aller fleste tilfeller vil overgangen til skyen alene resultere i betydelig lavere kostnader, men det virkelig interessante er når man tar med gevinstene som skapes med i beregningen, forteller en engasjert Frogner.

«Simplifying Business»

Frogner forteller at det er lett å la seg begeistre og bli revet med av alle mulighetene nettbaserte ERP-løsninger byr på. Han minner samtidig om at de fleste virksomheter i første omgang bør fokusere på å endre og automatisere arbeidsprosessene som i dag er tidkrevende, før man tar i bruk bransje- og spesialløsninger. En åpen tilnærming til endringsprosessen vil gi best resultat.

– Oppgaver som eksempelvis bilagshåndteringer og inn- og utgående fakturaer går mye smidigere takket være kunstig intelligens. Det sparer virksomheter for tid og penger, og det igjen fører med seg at mer ressurser kan allokeres til strategiske formål, sier Frogner. Han legger til at det ikke er uvanlig at opp mot 90 prosent av fakturabehandlingen kan hel-automatiseres. Menneskene håndterer avvikene.

Fabian Karlinger

Dette støtter Fabian Karlinger. Som en del av Amesto sitt SkyNXT-team støtter han ukentlig virksomheter i overgangen til Business NXT.

– Mange blir overrasket over hvor mye enklere arbeidsprosesser løses med et moderne forretningssystem. I Business NXT finnes det eksempelvis en funksjon som heter «bokføringsregler» som over tid lærer hvordan regnskapsmedarbeideren bokfører. Basert på dette kommer systemet med forslag til hvordan hver enkelt transaksjon skal bokføres, og på sikt kan store deler av arbeidet automatiseres. Det er ett av mange hundre eksempler på hvordan Business NXT og Amesto lever opp til vårt kundeløfte, «Simplifying Business», sier han.

Han legger til eksempler som smidigere håndtering av inn- og utgående fakturaer, håndtering av bilag og at systemet kan komme med forslag til innkjøp basert på lagerverdier og annen innsikt fra virksomheten.

– Det er kun fantasien som setter grenser for hvordan arbeidsprosesser kan løses på smartere vis. Å modernisere forretningssystemet skaper konkurransefortrinn hvis man tør å gi slipp på gamle rutiner og utnytter kraften av den kunstige intelligensen som er bygget inn i systemet, sier han.

Frogner forteller at en av de vanligste fallgruvene er å ikke sette av nok tid og ressurser til testing av systemet.

– Etter at behov er identifisert og nye arbeidsprosesser er bestemt, flyttes grunndata fra det gamle systemet over til en test-versjon slik at testingen av nytt system er så realistisk som mulig. Men veldig ofte identifiseres forbedringer, nye behov og ønsker når systemet faktisk tas i bruk. Det vitner om at mange tar litt for lett på testingen av systemet, sier Frogner.

Han forteller at mange som går over til nytt system lurer på om den historiske dataen vil være tilgjengelig.

– Svaret på det er ja. Ofte settes det opp en egen database som enkelt sikrer tilgang til historisk data, men vi i Amesto ser at det ofte vil være lurt å sette opp gode innsiktssystemer som gir deg dataene raskere enn å måtte søke de opp. Dette gjelder spesielt om du går fra et Microsoft-produkt til et Visma-produkt. Dersom du migrerer rett fra eksempelvis Visma Business til Business NXT får du all data inn med en gang, og fortsetter å jobbe med samme data.

Han råder virksomheter som har løsninger som fases ut til å ta kontakt med en profesjonell partner tidlig, vurdere flere systemer og stille spørsmål om gevinstene ved de ulike systemene.

– Når et ERP-system fases ut er det mange som skal ha hjelp til å komme over på moderne systemer samtidig. Da kan det bli trangt i døra. Derfor er det lurt å kontakte ulike leverandører og deres partnere tidlig for å vurdere ulike løsninger opp mot hverandre.

– I denne fasen er det viktig å stille spørsmål ved gevinstene ulike systemer kan skape, og å sett dette opp mot hverandre. Dette handler om bestiller-kompetanse, og et klart råd her er å ha laget brukerscenarioer, sier Frogner.

Han forteller at Amesto bistår både små- og store selskaper med prosessen fra A til Å med gjennomtestet metodikk, sjekklister og rammeverk.

Les mer om Amesto sin migreringsmetodikk til skybaserte Business NXT.

– Vi sørger for at kundenes forretningskritiske prosesser blir ivaretatt og forbedret. Å sørge for at systemene spiller på lag med brukerne og virksomheten er det vi brenner for. Det er en forutsetning for å oppnå gevinster og skape konkurransefortrinn. Nettopp dette med at kundene skal være fornøyde innebærer at vi er profesjonelle og etterstreber å være 100 prosent ærlige, alltid. I enkelte tilfeller betyr det at vi takker nei til tilbud hvis vi mener at det er andre løsninger som er best egnet, avslutter Frogner.

Kort oppsummert:

Gjør grundig forarbeid før du velger et ERP-system. Tenk gjennom hva deres behov er i dag, og i fremtiden.
Brukerscenarioer kan være et nyttig verktøy for å velge rett system, fordi det hjelper både deg og din migreringspartner å forstå nåsituasjonen og ønsket resultat.
Lag en prosjektgruppe med en prosjektleder med eierskap til prosessen.
Allier deg fra start med en solid og erfaren samarbeidspartner.
I de aller fleste tilfeller bør du velge en skybasert løsning. Systemer i skyen vil kontinuerlig oppdateres og utvikles, og er ofte billigst.
Selve flyttingen av data er en relativt rask prosess. De store gevinstene skapes gjennom å redefinere arbeidsprosesser for å utnytte kraften i kunstig intelligens og automatisering.
Amesto har en gjennomtestet metodikk og et rammeverk som hjelper kunder med å lykkes. Vi har et eget tverrfaglig team, SkyNXT-teamet, som utelukkende hjelper virksomheter med å flytte til Visma sitt nye skybaserte ERP-system, nemlig Business NXT.

På tide å bytte ERP-system?

Det har skjedd mye siden sist du byttet ERP-system. Det som brakte deg hit, vil ikke like godt ta deg inn i fremtiden. Teknologien har gått videre og det finnes nå en bedre måte å jobbe på.

Få våre beste tips til hva du bør tenke på når du skal bytte ERP-system, rett i innboksen.

FÅ VÅRE BESTE TIPS HELT GRATIS

SIMPLIFYING BUSINESS

På tide å modernisere forretningssystemet?

Simplifying Business

Skap konkurransefortrinn med et moderne forretningssystem i skyen.

Bistår fra A til Å.

Spesialløsninger kan enkelt legges til, men start gjerne med standardfunksjoner.

«Simplifying Business»

Start tidlig og still spørsmål om gevinstene ved systemene.

Kort oppsummert:

På tide å bytte ERP-system?

Simplifying Business.