Er et nytt ERP-system verdt investeringen?

RIKTIG SYSTEM FOR VIRKSOMHETENS BEHOV

Å velge riktig ERP-system er avgjørende for en vellykket implementering – og en lønnsom investering. Et godt planlagt forprosjekt med en nøye kartlegging av virksomhetens behov er tidkrevende, men samtidig nøkkelen til et verktøy som gir avkastning på lang sikt. Grundig planlegging vil identifisere hvor det største effektiviseringspotensialet ligger og avdekke eventuelle flaskehalser i nåværende systemer. Ikke forvent at ERP-systemet skal gi endringer over natten. Det kan gjøre at dere overser viktige elementer i planleggingsfasen, som igjen kan gi uønskede konsekvenser og merkostnader. Definer derfor milepæler for hva dere ønsker å oppnå innenfor gitte tidsrammer.

OMKOSTNINGER KNYTTET TIL IMPLEMENTERING

I tillegg til valg av system avhenger investeringskostnaden til ERP-systemet av bransje- eller virksomhetsspesifikke tilpasninger. Her kan det imidlertid være penger å spare. Systemer som ligger på lokal server, er ofte dyrere i innkjøp og setter større krav til intern IT-infrastruktur enn skybaserte løsninger, der man kun betaler en fast månedspris per bruker. Begge løsningene kan imidlertid skreddersys til den enkelte virksomheten. Større virksomheter har oftere behov for spesialløsninger enn mindre bedrifter, men tenk også på om det er mest hensiktsmessig å tilpasse systemet til prosessene eller vice versa. Ikke la dere blende av alle mulighetene som finnes. Ta heller en streng vurdering av hvilke tilpasninger dere faktisk trenger. Standardfunksjonalitet er dessuten lettere å ta i bruk og sparer dere for merkostnader knyttet til opplæring og intern drift. Uansett er det viktig at løsningen kan tilpasses eventuelle fremtidige endringer i organisasjonen.

DRIFTSFORSTYRRELSER OG OMSTILLINGSEVNE

Det er sannsynlig at implementeringen vil medføre kortvarige forstyrrelser i daglig drift. Identifiser så tidlig som mulig hvordan et ERP-system vil påvirke de ansatte og eksisterende arbeidsprosesser. Er virksomheten som helhet i stand til, og ikke minst villig til, å gjøre de endringene som kreves? Sørg for å velge en leverandør med lang erfaring og som kan tilby veiledning underveis i prosessen, samt kundestøtte etter at systemet er tatt i bruk. En god analyse hjelper dere å se hele kostnadsbildet og unngå skjulte kostnader. Endringer er alltid utfordrende, spesielt når mange berøres. Det tar tid å tilegne seg nye vaner, og suksessen er til syvende og sist avhengig av hvordan endringene mottas av dem som skal bruke systemet. Ansatte er forskjellig innstilt til nye løsninger og har ulik omstillingsevne. Legg en gjennomtenkt plan for jevnlig internkommunikasjon, og hvis det er mulig er det lurt å legge utrullingen til en rolig del av året.

ANALYSER OG EVALUER EKSISTERENDE PROSESSER

For å finne ut om et ERP-system vil lønne seg er det andre ting enn bare kjøpspris, implementeringskostnad og kostnader knyttet til vedlikehold som må vurderes. Først når dere har identifisert hvor de potensielle besparelsene ligger, kan det settes opp kalkyler for hva dere potensielt vil få tilbake i kroner og øre – og et tidsperspektiv på hvor lang tid det vil ta før man har tjent inn systemkostnaden. Dersom virksomheten preges av mange manuelle prosesser, kan det være mye å spare på drifts- og arbeidskostnader. Større grad av automatisering legger til rette for bedre planlegging av innkjøp og håndtering av lagerbeholdning, mer effektiv ordrebehandling og logistikk. I tillegg reduseres risikoen for feil, da én plassering for masterdata forenkler informasjonsflyten mellom systemene og gjør at alle som trenger det har tilgang til oppdatert informasjon og reelle tall til enhver tid.

MER EFFEKTIV ADMINISTRASJON OG BEDRE KUNDEOPPLEVELSER

I tillegg til færre administrative prosesser vil forbedret rapportering gi ledelsen bedre økonomisk kontroll. Det blir enklere å se hvor man tjener mest penger, og man kan raskere ta riktige strategiske beslutninger. Samtidig vil ett system forenkle internkontroll og sikre at dere oppfyller regulatoriske krav. Kundene får en bedre kundeopplevelse som følge av mer effektiv distribusjon og generelt raskere responstid. Eventuelle feil vil oppdages tidlig og kunne korrigeres raskere og mer effektivt. Dette vil videre føre til lavere kundeavgang.

SKJULTE FORDELER

Det legges ofte vekt på skjulte kostnader ved kjøp av ERP-system. Men riktig system kan også ha flere skjulte fordeler man ikke umiddelbart tenker på. Forenklede rutiner og forbedret kommunikasjon på tvers av systemer vil gi de ansatte en enklere og mer effektiv arbeidshverdag, og økt trivsel gjør det lettere å beholde ansatte. Effektive prosesser vil også bidra til et bedre omdømme, både internt og eksternt. Det kan også forbedre virksomhetens miljøprofil, ettersom det å ha all informasjon samlet på ett sted i mange tilfeller vil redusere papirforbruket.

BLIR SYSTEMET BRUKT?

Hvor lang tid vil det ta å oppnå effektivitetsgevinstene? Ingen av fordelene beskrevet over vil realiseres dersom systemet ikke blir brukt, og det kan ikke understrekes nok at brukergrensesnittet må være tilpasset brukerne slik at det faktisk blir tatt i bruk. Gjør et godt forarbeid, omfattende brukertesting og skynd dere langsomt.

Er dere fremdeles i tvil om hva et ERP-system kan gjøre for dere? Book en personlig demo i dag eller ta kontakt med oss for en uforpliktende prat om deres muligheter.