Ved en oppsigelse av et arbeidsforhold er det viktig med en god rutine for offboarding for å sikre at den tidligere ansatte sitter igjen med et godt «sisteinntrykk». En tidligere ansatt vil være en ambassadør for selskapet og det er derfor viktig at de sitter igjen med et godt helhetsinntrykk.
Dette er et utgangspunkt som du gjerne kan benytte for å utarbeide en komplett offboardingliste med flere punkter tilpasset din bedrift og deres behov under en offboarding.
Sørg for å lagre oppsigelsesdokumentet: En muntlig oppsigelse er like gyldig som en dokumentert oppsigelse, men sørg for å få oppsigelsen skriftlig. Oppsigelse på e-post er tilstrekkelig, med e-post signatur. Deretter skal denne oppsigelsen lagres på et sikkert lagringsområde.
Avklar ferieavvikling og avspasering: Etter en mottatt oppsigelse kan arbeidstakeren fortsatt ha utestående ferie eller avspasering. Legg en plan for hvordan ferie og/eller avspasering skal avvikles i oppsigelsestiden.
Meld offboarding til IT: For å ivareta god IT-sikkerhet og GDPR må systemtilganger og bruker fjernes når en den ansatte slutter. Dette skal gjøres via den interne IT-portalen.
Sikre at lånt utstyr leveres inn: Alt utlånt utstyr, både på kontoret og hjemmekontoret, skal leveres tilbake. Det er leders ansvar å sikre at alt utstyr blir levert før siste arbeidsdag.
Mobil og mobilabonnement: Mobilabonnementet til den ansatte må avsluttes. Avtal eventuell utkjøp av mobiltelefon.
Planlegg prosessen for kunnskapsoverføring: Sørg for at det settes opp en plan for kunnskapsdeling i god tid før den ansatte slutter. Dette gir en trygghet for teamet om at kunnskap ikke går tapt, og at alle oppgaver og ansvarsområder blir ivaretatt. Dette hjelper teamet med å håndtere endringer uten å miste fremdrift.
Informer teamet: Å informere teamet om at en kollega skal slutte bør gjøres i god tid før siste arbeidsdag for å gi teamet muligheten til å planlegge og tilpasse seg endringen.
Send informasjonsskriv: Send ut et informasjonsskriv som avklarer muligheten for videreføring av forsikringsordninger, lagring av kursdokumentasjon, retningslinjer for innlevering av utstyr og håndtering av mobilabonnement før arbeidsforholdets slutt.
Kall inn til sluttsamtale: Før siste arbeidsdag skal den ansatte kalles inn til en sluttsamtale mellom arbeidstaker og en HR representant. Denne samtalen er valgfri, men arbeidsgiver bør ta initiativ til dette.
Arranger en avskjedsfeiring: Det er hyggelig å gjøre noe spesielt for den som slutter. Arranger en avskjedsfeiring med teamet og andre nære kolleger, for å sikre at vedkommende får en fin avskjed og en ekstra oppmerksomhet før siste arbeidsdag.
Skriv en attest: Avslutningsvis skal den ansatte få en attest fra arbeidsgiver. Attesten skal inkludere en oversikt over den vedkommendes ansvarsområder, sentrale arbeidsoppgaver, stilling, eventuelle frivillige verv, samt relevante personlige egenskaper.
Sett opp en fraværsmelding: Sørg for at den ansatte har aktivert en fraværsmelding i sin e-post som oppgir hvem som kan kontaktes etter vedkommendes siste arbeidsdag. Dette sikrer at kollegaer, kunder, leverandører og samarbeidspartnere får nødvendig informasjon og blir veiledet til riktig kontaktperson.
Lykke til med offboardingen!
Ønsker du å lese en sjekkliste for onboarding også? Sjekk ut dette blogginnlegget.